E-postetikette: Fem tips for å sikre slurv koster ikke virksomhet

Det er ikke bare det du sier i e-poster som betyr noe. Hvordan du sier det kan si mye om deg, argumenterer Monica Seeley.

Innen fem sekunder etter at du har åpnet e-posten din, har mottakeren dannet seg et inntrykk av deg og organisasjonen din - og gjort en dom om ditt profesjonelle nivå.

Når du leser en e-post, blir du irritert over hvordan folk hilser deg, stavemåten og grammatikken - eller mangelen på den - og måten avsenderen melder seg av? Hvis noen av disse egenskapene irriterer deg, hva er da konsekvensene for dine klienter og potensielle kunder?

Dette er et av områdene med kundeforhold der du ikke vet hvor mye det koster deg før enten du spør eller noen sier til deg, på hvilket tidspunkt det kan være for sent fordi de har tatt virksomheten andre steder.

Selv om den andre personens e-postadresse er uprofesjonell og glidende, betyr det ikke at din skal være Photo: Shutterstock

Sloppy e-postmeldinger kan være et tips i et forretningsforhold. Selv om den andre personens e-postadresse er uprofesjonell og glidende, betyr det ikke at din skal være det. Som en toppleder kommenterte meg: "Hva sier det om hvordan vi, entreprenøren, styrer deg, leverandøren vår?". E-postetiketten din er din elektroniske kleskode.

En nylig undersøkelse vi gjennomførte, avslørte at stavefeil og dårlig grammatikk ikke overraskende blir sett på av alle som enten slurvete eller uprofesjonelle. Hva om e-postmeldingen er godt strukturert og grammatisk korrekt - det vil si at avsenderen har tatt på seg den beste dressen sin - men hilsenen eller avmeldingen er klebrig og upassende? Dette er som tilbehøret du velger å gå med antrekket ditt.

Undersøkelsen vår fant at 63 prosent føler at de ikke har noen hilsen er verken uprofesjonell eller slurvete. 'Kjære', 'Hei' og personens navn blir sett på som det mest profesjonelle. For sign-offs er smiley-ikoner, 'Cheers' og ingen sign-off ut og anses uakseptabelt av over 65 prosent av forretningsbrukerne. De mest favoriserte er 'vennlig hilsen' eller 'beste ønsker', med 67 prosent godkjenning.

Gitt vår avhengighet av e-post som den viktigste kommunikasjonskanalen, er god e-postetikette en kritisk del av forretningsforhold og behov for å perfeksjonere og tilpasse seg forhold - akkurat som alle andre deler av dine kundeforholdsprotokoller. Likevel har overraskende få organisasjoner en e-postetiketthåndbok.

Her er fem måter du kan hjelpe folk med å forbedre e-postetiketten sin for å sikre at den formidler et profesjonelt bilde som blir skadet i stedet for å irritere klienter.

  1. Gi retningslinjer for e-postetikette som dekker hvordan du åpner og lukker e-post, strukturerer en e-post og ord som er akseptable og uakseptable. Inkluder disse retningslinjene i induksjonsprogrammet.
  2. Hvis du har ansatte som ikke skriver e-post av god kvalitet, gjør du noe med det. Forsikre deg for eksempel om at e-postene deres blir vurdert av noen før de blir sendt. Denne prosedyren er vanlig praksis for advokater og regnskapsførere. Gi opplæring for dem.
  3. Forsikre deg om at folk har stavekontrollen slått på og er våkne for hva den gjør. Jeg har mottatt e-post om unnskyldning for inkontinensen i stedet for ulempen.
  4. Forsikre deg om at alle forstår og vedtar forretningsprotokollen for å bruke adresselinjene To, Cc og Bcc.
  5. Gi en enkel sjekkliste for folk å bruke for å sammenligne kvaliteten på e-postene deres. Jeg har utarbeidet en sjekkliste for e-postetikett for nedlasting.

God e-postetikette koster deg ingenting. Sloppy e-postmeldinger kan koste deg.

Dr Monica Seeley er en internasjonal ekspert på e-postadministrasjon. Hennes tredje bok, Brilliant Email , er utgitt av Pearson. Du kan følge hennes daglige tips og hint på Twitter. .

© Copyright 2021 | mobilegn.com