Fem tips for feilsøking av formler i Excel

Hvis du er en tallperson, kan det å lage og slukke problemer i Excel virke som et fint lite puslespill som vil holde deg våken i ettermiddag. Men hvis du ikke er en tallperson, kan formelproblemer føles enorme - som om du har et hull i Grand Canyon i kunnskapen du desperat trenger for å fullføre oppgaven din. Hvis du er en av sistnevnte grupper (som jeg er), vil disse tipsene hjelpe deg med å identifisere problemet og løse det slik at du kan komme tilbake til tingene du faktisk liker å gjøre.

1: Kjenn skiltene (ved å slå på feilkontroll)

Excel vil gi deg beskjed når en celle har en formelfeil hvis du har feilkontroll aktivert for arbeidsarket. Som du vil finne, er det gode grunner til ikke å legge igjen feilkontroll hele tiden, spesielt i tilfeller hvor du lager et stort regneark (eller du legger inn data fra en annen kilde), så formlene vil ikke være riktige til alle dataene er på plass. Men for de fleste generelle regnearkbruk er det lurt å ha feilkontroll aktivert.

Slå på feilkontroll ved å klikke på Fil-fanen, klikke Alternativer og deretter klikke Formler i det venstre panelet i dialogboksen Alternativer. Forsikre deg om at avkrysningsruten Aktiver bakgrunnsfeilsjekk er merket. Du kan også velge fargen du vil bruke for å påpeke formelfeil. Nå, klikk OK. Excel viser deg hvor det er feil i arbeidsarket ved å vise en liten farget trekant i øverste venstre hjørne av cellen der den fant et problem. Velg cellen for å vise informasjonsikonet. Klikk deretter på ikonet for å se en hurtigmeny med alternativer du kan bruke for å rette opp feilen ( figur A ).

Figur A

Excel tilbyr alternativer for å slå ut problemet.

2: Utelukk vanlige feil først

Vi har alle gjort dette (noen av oss, gang på gang), men det er lurt å se nærmere på formelen din for å være sikker på at du ikke har gjort noen enkle feil: Har du glemt å starte ligningen med et like tegn? Andre vanlige problemer som kaster en feil innebærer å ikke bruke en kolon for å indikere et område med celler, glemme å lukke parentesene og legge til vanlige formater som en del av formelen (for eksempel å legge inn $ 2350 når du skal angi 2300).

Du kan se og redigere formelen i formelfeltet ved å klikke på cellen som inneholder den. Eller du kan vise alle formler i arbeidsarket ved å klikke på Formler-fanen og klikke på Vis formler i gruppen Formelrevisjon. Du kan deretter gjøre enkle rettelser ved å slette feil oppføringer og skrive riktig formel.

3: La Excel hjelpe

Når du skriver inn en formel med en åpenbar feil, vil Excel be deg om og foreslå en korreksjon; kan du klikke Ja for å bruke Excel-forslaget eller klikke Avbryt for å gå tilbake til formelen og rette den selv ( Figur B ). Du kan også bruke alternativene i hurtigmenyen som vises når du klikker på informasjonsikonet for å få hjelp til problemet, ignorere feilen, gå gjennom beregningene som er involvert i formelen eller endre formelalternativene i spill.

Figur B

Excel lar deg vite at du skrev inn formelen feil og foreslår en korreksjon.

4: Ikke pass 0, ikke samle 200 dollar

Excel-regnearket vil ikke sette pris på det hvis du prøver å dele med null som en del av beregningen din. Hvis formelen din refererer til en annen celle som tilfeldigvis har en 0-verdi, vil du se feilen # DIV / 0 !, som betyr "Hei! Du vet bedre enn dette! Ingen deling med null!" For å rette opp feilen, gå tilbake til formelen din og bestemme hvilken celle den ukorrekte referansen skal peke på. Eller korriger om nødvendig celleverdien slik at Excel roer seg.

5: Bruk formelrevisjonsverktøy

Excel inneholder også et stort sett med formelverktøy du kan bruke til å finne ut hvor problemet er i formelen du prøver å løse. Disse verktøyene er spesielt nyttige når du jobber med et stort eller komplekst regneark som inkluderer en rekke sofistikerte formler. Klikk på fanen Formler og du finner verktøyene i gruppen Formelrevisjon.

Trace Precedents and Trace Dependents viser deg (ved å plassere piler på arbeidsarket) hvilke celler som bidrar til formelen eller avhenger av formelverdien. Valg av feilkontroll får Excel til å gjøre en rask sjekk på arbeidsarket. (Dette er flott for de gangene du har finjustert ting og vil være sikker på at du ikke har introdusert noen feil.) Evaluer Formula gir deg valget mellom å analysere delene av formelen eller gå gjennom den for å se hvor feilen oppstår . Alle disse alternativene hjelper deg å se hvilke andre faktorer som kan bidra til feilen din formel produserer.

Bonustips: Følg med på celler og formler i Watch Window

Når du jobber med et virkelig stort regneark, er det mulig at formelen du jobber med henter verdier fra celler som har rullet av skjermen. Når du prøver å finne kilden til en formelfeil og rette den, gjør Watch Window det enkelt for deg å se hva som skjer med cellene og formelen når du gjør endringer.

Vis klokkevinduet ved å klikke på Formler og klikke Klokkevindu i formelrevisjonsverktøyene. Du kan legge til celler i klokkevinduet ved å velge cellene du vil se og klikke på Legg til klokke ( figur C ). Kontroller området i Legg til se-vinduet, og klikk Legg til. Excel viser verdiene og formlene slik at når du oppdaterer innholdet i cellene, elementene du sporer alltid er synlige uansett hvor i arbeidsarket du jobber.

Figur C

Se celler og formler ved å legge dem til i Watch Window.

© Copyright 2020 | mobilegn.com