Hvordan lage et raskt og enkelt online skjema med 365 Microsoft Forms

Bilde: iStock / vladwel

Du trenger ikke webdesign eller utviklerferdigheter for å anmode om litt informasjon ved hjelp av elektroniske skjemaer. Prosessen er enkel, men de fleste skjønner ikke at disse alternativene er tilgjengelige. Hvis du har et abonnement på Office 365, kan du sette Microsoft Forms til å fungere uten et spesialisert ferdighetssett. Etter å ha opprettet skjemaet, deler du ganske enkelt en lenke. Mottakere kan deretter bruke lenken for å få tilgang til skjemaet ved hjelp av en PC, bærbar PC eller til og med en mobil enhet. I denne artikkelen vil jeg presentere deg for 365 Microsoft Forms.

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jeg bruker Edge og OneDrive for Business med et Office 365-abonnement (2016) på et Windows 10 (64-biters) operativsystem. Det er ingen nedlastbar demonstrasjonsfil. Hvis du ikke har et 365-abonnement, kan du vurdere å bruke Google Dokumenter, men det er ingen instruksjoner for Google Dokumenter i denne artikkelen.

Planlegger

Du vil starte med en god plan: Hva er dine behov? Hvilke datatyper trenger du å lagre? Hvordan vil du presentere valg? Dette er spørsmål du ønsker å svare på foran. I vårt eksempel lager vi et enkelt skjema som mottakerne kan bruke for å rapportere frivillige timer. De vil svare på følgende spørsmål:

  • Etternavn: tekst
  • Fornavn: tekst
  • Dato Frivillig: dato
  • Beskrivelse: tekst
  • Kategori: alternativ
  • Timer: tekst
  • Komplett: ja / nei

Husk at Microsoft Forms er en enkel - begrenset - funksjon, så ikke planlegg noe for komplisert.

Opprette

Det er enkelt å lage et raskt skjema ved å bruke Microsoft Forms, men du trenger en Office 365-konto. For å komme i gang bruker du nettleseren din til å navigere til Microsoft Forms på http://forms.microsoft.com. Hvis du ikke allerede er logget inn, må du logge deg på med Office 365-legitimasjonen. Når du er inne, klikker du på Mine skjemaer ( figur A ) og deretter på Ny skjema.

Figur A

Klikk på nytt skjema for å åpne et blankt skjema.

Først, gi skjemaet et meningsfylt navn, opptil 90 tegn ved å klikke på Untitled-skjemaet. Du kan også legge inn en undertittel for skjemaet, som kan inneholde opptil 1 000 tegn. Hvis du klikker på + Legg til spørsmål ( figur B ), vises alternativene vist i figur C. Hvis du klikker på Mer, ser du to alternativer til: Rangering og Likert. (Microsoft Forms bruker begrepet spørsmål, i stedet for kontroll eller felt, og jeg følger etter.)

Figur B

Gi formen et meningsfylt navn.

Figur C

Du har seks alternativer for spørsmålstype.

Klikk Tekst og skriv inn et spørsmål eller beskrivelse av dataene du vil at brukerne skal legge inn. I dette tilfellet skriver du inn etternavn som vist i figur D. Klikk på Nødvendig for å tvinge brukere til å oppgi en verdi for dette spørsmålet. Legg også merke til alternativet for lang svar. Tekstspørsmål kan håndtere opptil 4000 tegn (inkludert mellomrom). Hvis du klikker på Long Answer, vil svarspørsmålet vokse for å vise de lengre oppføringene. Lag et andre tekstspørsmål for fornavn. Deretter klikker du på Legg til spørsmål for å legge inn både en dato frivillig og et beskrivelsesspørsmål.

Figur D

Lag etternavnsspørsmålet.

Det neste spørsmålet har alternativer. Klikk på Legg til spørsmål som før, og klikk deretter Valg. Skriv inn kategori og angi deretter alternativer som vist i figur E. Klikk på Legg til for å legge til mer.

Figur E

Legg til et spørsmål som viser spesifikke alternativer.

Du er nesten ferdig. Legg til timer-spørsmålet. Til slutt er det komplette spørsmålet et ja / nei-spørsmål. Microsoft Forms tilbyr ikke en ja / nei-type, så bruk valgfri type.

Hvis du vil forhåndsvise skjemaet, klikker du på Forhåndsvisning øverst til høyre. Figur F viser den enkle formen. Bla nedover for å se alle spørsmålene og Send knappen. Klikk på Mobil for å se hvordan skjemaet vil gjengis på mobile enheter.

Figur F

Forhåndsvis skjemaet.

På dette tidspunktet kan det være lurt å gjøre noen få endringer. Hvis du vil slette et spørsmål, klikker du det og klikker deretter Slett spørsmål (søppelikonet). Til høyre for Slett spørsmål, kan du klikke Flytt spørsmål opp eller Flytt spørsmål ned for å ordne spørsmål. Klikk på Flere alternativer (ellipse-knappen i nederste høyre hjørne) for å få tilgang til to alternativer til: Undertekst og begrensninger.

Bruk undertittel når du trenger å vise et skjermtips eller tydeliggjøre spørsmålets formål ytterligere. Bruk begrensninger for å sette noen grenser for inndataverdier. Rediger for eksempel timer-spørsmålet for å avvise noe annet enn et tallsiffer. Klikk på Flere alternativer og velg Begrensninger. Dette viser en ny rullegardin; Nummer er standard. Gå videre og klikk på rullegardinmenyen slik at du kan se de forskjellige typer begrensninger vist i figur G som du kan bruke . Når du går videre, kan det være lurt å legge til et tema, som vist i figur H. Bare klikk på Tema (øverst til høyre) og velg et av de forhåndsdefinerte temalternativene. (Temaer er ikke synlige på mobile enheter.)

Figur G

Begrens inndata.

Figur H

Legg til et tema.

Deling

Du har kanskje lagt merke til fanen Svar. Hvis du klikker på den (i designvisning), vil du se at det ikke er noen svar på skjemaet ditt online. Det er fordi du ikke har delt den ennå. For å dele skjemaet, klikk på Del (øverst til høyre i forhåndsvisning).

Formålet med skjemaet ditt vil bestemme hvilken type delingsbegrensninger du bruker. Før du deler skjemaet, klikker du på Flere alternativer og velger Innstillinger. Alternativene er selvforklarende, men du bør vite om dem, og hvordan du får tilgang til dem. Du kan dele skjemaet med hvem som helst eller begrense det til folk i organisasjonen din. Du kan også sette en tidsbegrensning på svarene. Alternativet Shuffle vil omorganisere spørsmål tilfeldig for hver respondent.

For eksempel kan du sende en lenke til skjemaet i en e-post til deg selv. Du kan lime inn lenken i et delt område, sende en QR-kode eller legge skjemaet inn i en blogg eller webside. Alle er ganske enkle å implementere. Foreløpig klikker du på Del for å komme i gang. Som standard er det bare folk i organisasjonen som kan sende inn svar på skjemaet ditt. Klikk på rullegardinmenyen og velg Enhver med lenken kan svare. Dette er sannsynligvis det minst sikre delingsalternativet, så pass på at du er komfortabel med dette valget.

Klikk E-post for å starte Outlook (eller din standard e-postklient) og bekrefte handlingen. Microsoft Forms fyller ut emnet og kroppen. Du kan endre hva du vil, men ikke endre koblingen. Angi mottakere; som du ser i figur I, sender jeg det til meg selv. Send lenken til deg selv. Når den kommer, klikker du på lenken for å få tilgang til skjemaet som respondent. Husk å legge inn data slik at du kan se svaret i Microsoft Forms (senere).

Figur I

Send lenken til skjemaet ditt i en e-postmelding.

Forkort lenken

Nå er lenken latterlig lang, og det vil sannsynligvis føre til mottakere problemer. Du kan forbedre lenken på en av to måter. Du kan legge ved den lange lenken i parentes. Selv om koblingen pakker seg inn i postvinduet, vil et klikk gjenkjenne hele lenken. Det er pålitelig, men det vil ikke alltid fungere. Du kan i stedet bruke TinyURL for å lage en mye kortere kobling. I stedet for å klikke på Mail slik du gjorde tidligere, klikker du på Kobling og deretter Kopier. Deretter går du til tinyurl.com, klikker på Enter en lang URL for å lage liten kontroll, og trykk Ctrl + v, og klikk på Make TinyURL! knapp. Klikk deretter Kopier til utklippstavle, gå tilbake til Outlook og lim inn den nye lenken. Det høres sammenvevd ut, men det er enkelt.

Etter å ha testet skjemaet litt, kan det være lurt å gjøre endringer. For eksempel la jeg til en ny kategori, arbeidsdetalj og et nytt prosjekt fullført alternativ, pågående. For å gjøre endringer, logg deg på Microsoft Forms og åpne skjemaet Frivillige timer. I forhåndsvisning av skjemaer kan du gjøre endringer du vil, jobbe med skjemaet slik du gjorde før.

Bruke svarene

For å se svarene, gå tilbake til Microsoft Forms og åpne Volunteer Forms. Klikk på fanen Svar; Figur J viser ett svar. Klikk på koblingen Åpne i Excel for å laste ned dataene som en Excel-fil, slik at du kan analysere og rapportere om dataene du samler inn via ditt elektroniske skjema.

Figur J

Du kan se svarene og laste dem ned som en Excel-fil.

Innpakking

For bedre eller verre må du være en 365-abonnent for å bruke Microsoft Forms. De er ekstremt enkle å lage og dele, men det kommer til en pris. Spørsmålalternativene er begrensede, og du kan ikke automatisere prosessen videre ved bruk av kode eller skript. På plussiden kan du opprette et dataregistreringsskjema, en undersøkelse eller til og med en quiz som vil vise riktig svar etter at respondenten er fullført, med lite krefter og tid. Du trenger heller ikke spesialisert trening for å takle denne pene funksjonen.

Følg med, for i løpet av de neste månedene vil vi se på flere skjemaalternativer på nettet.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

Se også...

  • Slik bygger du et enkelt timeliste i Excel 2016 (TechRepublic)
  • Spørsmål og svar på Office: Legge til egendefinerte headers i Word's Headers gallery (TechRepublic)
  • Hvordan bruke Windows Tag-egenskapen til å administrere Office-filer (TechRepublic)
  • Fire måter å spesifisere datoer ved å bruke Excel-datavalidering (TechRepublic)
  • Office Q&A: Telle betingede unike verdier i Excel (TechRepublic)

© Copyright 2020 | mobilegn.com