Hvordan gjenkjenne og fikse 4 problematiske Google Docs-samhandlingsatferd

De verste måtene å bruke Google Dokumenter og hvordan du kan avhjelpe dem Følg disse tipsene for å forbedre samarbeidet mellom G Suite-brukerne dine.

Google Dokumenter tilbyr folk alle slags nyttige dokumentsamarbeidsfunksjoner. Du kan sette inn kommentarer (velg tekst, velg Sett inn> Kommentar), foreslå endringer (i en stasjonær nettleser, bytt fra redigering til foreslåingsmodus øverst til høyre), eller navngi versjonen for fremtidig referanse (i en stasjonær nettleser velger du Fil> Versjonshistorikk> Gi gjeldende versjon). Og selvfølgelig, med full redigeringstilgang, kan du og dine samarbeidspartnere gjøre endringer i dokumentet ditt i sanntid.

Hva er varmt på TechRepublic

  • Hva gjør du hvis du fremdeles kjører Windows 7
  • Python programmeringsspråk: Et jukseark
  • Bilder: De 25 beste produktene fra CES 2020
  • Famous con man Frank Abagnale: Kriminalitet er 4000 ganger enklere i dag

Men folk bruker ikke alltid samarbeidsverktøy for å samarbeide. Jeg har møtt folk med G Suite-kontoer - noe som betyr at de har tilgang til Google Docs! - som velger å jobbe på avgjort ikke samarbeidende måter. I alle tilfeller søker disse menneskene å dele informasjon. Men måten de velger å dele informasjon på, gjør det vanskelig for andre mennesker å lese, svare eller handle.

Jeg har identifisert følgende fire potensielt vanskelige dokumentsamarbeidartyper. Enda viktigere, med hver type har jeg også inkludert et anbefalt middel - et foreslått skritt mot samarbeid å ta med hver person.

1. Multipliserende dokumentredigerer

Oftest kjenner du igjen multipliseringsredigeringsprogrammet når du er i e-post. Du vil dele en Google Doc med noen, og de vil svare med en e-post og en vedlagt fil. E-posten inneholder kommentarene deres, og filen - ofte konvertert til Microsoft Word - inneholder redigeringer av teksten din.

Ja, det stemmer: De har tatt et online, samarbeidsdokument og omgjort det til en offline, ikke-samarbeidende fil.

Flere filer, med filnavn som inneholder versjonsnumre som v1, v2, v3, v3, indikerer også at du har å gjøre med en multipliserende dokumentredigerer. På eldre måter å jobbe på trengte folk flere filer og versjonsnavn for å spore versjoner og redigeringer. Men et enkelt, delt Google Doc (og alle de forskjellige versjonshistorikkfunksjonene) eliminerer behovet for flere vedlagte e-postvedlegg.

For å forbedre: Ta deg tid til å vise det multipliserende dokumentredigeringsprogrammet hvordan du deler en Google Doc, hvordan du setter inn kommentarer, hvordan du bruker forslagsmodus og hvordan du lagrer en navngitt versjon av et dokument. Ofte mangler multipliseringsredigeringsprogrammet ganske enkelt praktisk kjennskap og erfaring med samarbeidsfunksjonene til G Suite-apper.

2. Den tome forfatteren

Du hører ikke ofte fra forfatteren, men når du gjør det, vil du se et langt dokument å lese gjennom. Ofte dekker disse massive missiviene aktiviteter som skjedde de siste ukene eller månedene. Intensjonen er ofte god: Den tome forfatteren ønsker å "holde folk informert." Men siden disse dokumentene vanligvis kommer for sent til at leseren kan gi nyttige tilbakemeldinger, forblir ofte den lange oppdateringen ulest.

For å forbedre: Spor intervallene mellom oppdateringer fra en tome skribent, og angi deretter en kalenderpåminnelse for å be personen om oppdateringer oftere. Hvis du for eksempel mottar en massiv oppdatering hver 12. uke, kan du kontakte personen omtrent fem uker etter den siste oppdateringen og spør: "Har du noen sjanse for at du kan dele en midlertidig oppdatering snart?" (Eller enda bedre: Konfigurer Hangouts Chat for gruppen din for å oppmuntre til en jevn strøm av deling blant teamet.)

3. Bevissthetsskriverens strøm

Strømmen av bevissthetsskriver leverer dokumenter som er umulige å skumme. Dokumentet inneholder ikke bare alt relevant innhold, men også rikelig med uviktig informasjon. Verre er det at dokumentet utelater formatering og visuelle signaler som gjør at leseren kan identifisere viktig informasjon. Når du åpner et dokument som mangler titler, nummererte elementer og seksjonsbrudd, har du møtt en strøm av bevissthetsskribe.

For å forbedre: Bruk Google Kalender for å planlegge en tid for å snakke med strømmen av bevissthetsskriver om dokumentformatet. (Åpne dokumentet personlig og rediger når du går. Hvis du er fjernkontroll, kan du bruke Hangouts Meet til å dele skjermer.) Be personen beskrive de viktigste elementene i dokumentet. Når de legger vekt på punkter, legger du til avsnittsbrudd, setter inn seksjoner og bruker stiler (Format> Paragrafstiler) for å legge til visuelt hierarki og orden i dokumentet. Slett unødvendig innhold.

4. Den nedgravde aksjonen

Til slutt utelater den begravde handlingsbardens dokument en klar oppfordring til handling. Dokumentet unnlater tydelig å identifisere hvem som trenger å handle, hva de må gjøre, eller NÅR de må gjøre det. Mange ganger forteller bardens dokumenter en lettlest, interessant fortelling. Ofte viser disse dokumentene grunner (dvs. HVORFOR) eller dokumentdetaljer (dvs. HVORDAN). Bard etterlater leseren med i beste fall en vag følelse av den neste handlingen som anbefales.

For å forbedre: Lag en handlingsfokusert Google Doc-mal, med en klar "Handlinger som trengs" -delen ved eller i nærheten av begynnelsen av dokumentet. (Hvis du bruker G Suite, må du ta kontakt med en administrator for å forsikre deg om at bruk av maler er aktivert for organisasjonen din.) Arbeid med kolleger for å oppmuntre til bruk av denne malen for alle dokumenter som krever formell handling.

Andre dokumenttyper?

Har du møtt noen av disse samarbeidspartnere i organisasjonen din? Eller har du oppdaget andre elegante midler mot utfordringer i samarbeid? Gi meg beskjed, enten i kommentarene eller på Twitter (@awolber).

Google Weekly Newsletter

Se hvordan du får mest mulig ut av Google Dokumenter, Google Apps, Chrome, Chrome OS, Google Cloud Platform og alle andre Google-produkter som brukes i forretningsmiljøer. Leveres fredager

Registrer deg i dag

Se også

  • Digital transformasjon: En CXOs guide (ZDNet spesialrapport) | Last ned rapporten som en PDF (TechRepublic)
  • 4 konsepter for å samarbeide i Google Apps (TechRepublic)
  • Microsoft Office 365 vil nå opprettholde minimum 100 versjoner av dokumentene dine (TechRepublic)
  • 4 tips for å hjelpe deg med å konfigurere Googles aktivitetspanel for G Suite (TechRepublic)
  • Apples iWork-forbedringer gir funksjoner for samarbeid og kreativitet (TechRepublic)
  • Hvorfor G Suite kan være riktig for din lille bedrift (ZDNet)
  • Hvordan administrere filversjoner i Google Dokumenter, Ark og Presentasjoner (TechRepublic)
Illustrasjon: Andy Wolber / TechRepublic

© Copyright 2020 | mobilegn.com