Hvordan dele G Suite-data med andre

G Suite: Hva er det, og hvordan kan det komme virksomheter til gode? Fortsatt i mørket om Googles skybaserte kontorprogramvarepakke? Her er en rask introduksjon til G Suite.

Selv om G Suite tilbyr mange smarte assistentfunksjoner som: Grammatikkforslag, Smart Compose og smart planlegging, kan den ennå ikke håndtere så mange oppgaver som en human assistent. Fra og med 2018 er folk fortsatt mer effektive assistenter enn maskiner.

Ved å endre noen få innstillinger, kan du gi en annen person i G Suite-organisasjonen tilgang til Gmail, kontakter, kalender eller sted. Når du tillater tilgang, bemyndiger du assistenten din til å svare, oppdatere og endre elementer på dine vegne; som reduserer antall administrative detaljer du trenger å adressere. Slik deler du tilgang til kontoene dine med en assistent i G Suite.

1. Delegere Gmail

Du kan gi andre mennesker muligheten til å lese, svare, sende og / eller slette Gmail-meldinger på kontoen din. Med Gmail-tilgang kan en effektiv assistent være i stand til å holde kommunikasjonen - og prosjekter - videre på vegne av en utøvende leder, hvis oppmerksomhet ellers kan bli opptatt.

Hvis du er G Suite-administrator, kan det hende du må aktivere postdelegering for folk i organisasjonen. For å justere innstillingen, gå til G Suite-administrasjonskonsollen på https://admin.google.com, logg deg på med administratorkontoen din, og gå deretter til Apps | G Suite | Gmail | Brukerinnstillinger, og se etter postdelegering. Endre avkrysningsruten ved siden av La brukere delegere tilgang til postkassene til andre brukere i domenet. Velg deretter Lagre for å bruke innstillingen.

For å delegere Gmail-tilgang, gå til mail.google.com, logg deg på med G Suite-kontoen din, velg deretter Innstillinger (tannhjulet øverst til høyre), velg deretter Kontoer-fanen, se etter Gi tilgang til kontoen din og velg Legg til En annen konto. Skriv inn e-postadressen til en annen Google-kontoinnehaver i organisasjonen din for å gi tilgang, og velg deretter Neste trinn. Gå gjennom meldingene som forklarer at du lar en annen konto få tilgang til e-posten din, og velg deretter Send e-post til å gi tilgang for å invitere personen til å få tilgang til Gmail ( figur A ).

Figur A

I Gmail-innstillinger, se i Kontoer-fanen for å gi tilgang til kontoen din for å gi en annen person tilgang.

2. Delegere Google-kontakter

På samme måte kan du delegere tilgang til Google-kontakter. Dette lar en annen person legge til eller endre informasjon for kontakter i kontoen din. Igjen, dette gjør at en assistent kan gjøre endringer slik at du alltid har en oppdatert e-post, adresse eller telefonnummer for folk.

For å delegere tilgang til Google-kontakter på nettet, gå til https://contacts.google.com, og se deretter på venstre menyalternativer. Se etter et menyalternativ Mer, åpne det, og velg deretter delegert tilgang. Skriv inn e-postadressen til assistenten din i Inviter folk: -boksen, og velg deretter Send, ( figur B ).

Figur B

I Google-kontakter, se til venstre for Mer | Delegere tilgang for å la en annen person redigere og oppdatere kontakter.

3. Del Google Kalender

Tilgang til en delt kalender lar en assistent legge til, endre eller fjerne hendelser fra Google Kalender. Når planene endres, kan assistenten oppdatere kalenderen din slik at du alltid ser de mest aktuelle elementene når du ser på Google Kalender. En effektiv assistent kan også fjerne ikke-essensielle møter fra kalenderen.

Hvis du vil dele Google-kalenderen din fra nettet, velger du tannhjulet øverst til høyre, deretter Innstillinger, og deretter velger du hovedkalenderen (som sannsynligvis vises med navnet ditt nederst til venstre på skjermen). Bla til delen Del med spesifikke personer, og velg Legg til personer. Skriv inn e-postadressen til personen du vil dele kalenderen din med, og juster deretter tillatelsesinnstillingene. I de fleste tilfeller, når du deler med en assistent, vil du velge tillate Foreta endringer i hendelser "eller Foreta endringer og administrere deling. Velg Send for å invitere assistenten din til å dele kalenderen din ( figur C ).

Figur C

Velg Google-kalenderen din, og del den deretter med bestemte personer for å la en annen person hjelpe deg med å administrere timeplanen din.

4. Del plasseringen din med Google Maps

Endelig kan du også velge å dele posisjonen din med assistenten din via Google Maps-appen på en iPhone eller Android-enhet. Dette kan hjelpe assistenten din til å identifisere hvor du er, og deretter foreta en intelligent vurdering av når du kan komme til ditt neste forventede sted. Et delt sted kan redusere behovet for en serie "Hvor er du?" eller "Jeg er på vei" -meldinger.

Hvis du vil dele posisjonen din, åpner du Google Maps-appen på Android- eller iOS-smarttelefonen din. Trykk på den tre-horisontale linjemenyen øverst til venstre, trykk på Stedsdeling. Trykk på Kom i gang, og endre deretter tidsdelingsvekslingen fra standard varighet på 1 time til du slår av dette. Trykk deretter på Velg personer, og skriv inn navnet, telefonnummeret eller e-posten til assistenten din, og trykk deretter på Del ( figur D ).

Figur D

I Google Maps på telefonen velger du Posisjonsdeling fra menyen, og legg deretter til en annen person for å gi dem tilgang til posisjonen din.

Dine tanker?

Hvis du bruker G Suite, deler du informasjon med en annen person i organisasjonen din? Hva er standardpraksisen for å tillate delt tilgang til Gmail, kalendere, kontakter eller beliggenhet i organisasjonen din? Gi meg beskjed i kommentarene nedenfor eller på Twitter (@awolber).

Google Weekly Newsletter

Se hvordan du får mest mulig ut av Google Dokumenter, Google Apps, Chrome, Chrome OS, Google Cloud Platform og alle andre Google-produkter som brukes i forretningsmiljøer. Leveres fredager

Registrer deg i dag

Se også

  • Rask tips: Delegere kontakten din (TechRepublic)
  • Behandle e-post med hjelp: Innboks, samarbeidsboks og delegering (TechRepublic)
  • Slik videresender du e-postmeldinger automatisk i Gmail og G Suite (TechRepublic)
  • Rask tips: Lag og del en Google-kalender (TechRepublic)
  • iPhone-eiere: Du kan nå bruke Google Maps til å dele din live ruteplassering, ETA (ZDNet)
Bilde: Andy Wolber / TechRepublic

© Copyright 2020 | mobilegn.com