Slik bruker du Excel-funksjonen for å fremheve eller slette samsvarende verdier

Bilde: claudiobaba, Getty Images / iStockphoto

Når du jobber med en stor arbeidsbok eller et ark med dusinvis av kolonner og hundrevis av rader, er det en må-ha ferdighet å kunne finne spesifikke verdier raskt. Etter å ha lest grunnleggende om denne funksjonen, vil jeg vise deg hvordan du kan skyve denne funksjonen litt lenger enn du kanskje forventer at den skulle gå. Spesielt skal jeg vise deg hvordan du formaterer og til og med sletter samsvarende verdier.

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jeg bruker Office 365s (desktop) Excel på et Windows 10 64-biters system, men du kan bruke det du lærer med tidligere versjoner. Både utheving og sletting av oppgavene er avhengige av funksjonen Finn alle, som ikke støttes av nettleseren. Du kan jobbe med din egen fil eller laste ned demonstrasjonen .xlsx- og .xls-filer.

Finn grunnleggende

Det er sannsynlig at du har utforsket Excel-funksjonen for Excel, men kanskje ikke har vært nødt til å stole på den for noe utover en enkel finneoppgave - som beskriver mange brukere. Heldigvis er det grunnleggende enkelt.

Før du starter en søkeoppgave, har du en beslutning om å ta: Vil du søke i hele arbeidsboken eller i et bestemt område? Når du søker i et område, velger du det først. Hvis du vil søke i hele arbeidsboken, kan du søke i hvilken som helst celle på det aktive arket. Å søke etter et spesifikt sortiment er mer effektivt og er alltid det beste valget når det passer.

Du starter prosessen ved å trykke Ctrl + F for å åpne dialogboksen Finn og erstatt. Eller klikk på Finn og velg i redigeringsgruppen på Hjem-fanen. Fra den resulterende rullegardinmenyen kan du velge Finn eller erstatt - de er begge faner i samme dialog.

Finn alternativer

Nylig ble jeg bedt om å "fikse" en Excel-app som var avhengig av enkle finneoppgaver - den bare sluttet å fungere, og brukerne gikk tapt. "Det er blakk!" Filen var ikke ødelagt; på en eller annen måte ble et alternativ endret og Excel var ikke lenger ute etter verdier, men verdier i formler. Denne filen hadde ingen formler, den var et enkelt datasporingsark. Selv om arket hadde inneholdt formler, ville noen søkeoppgaver returnere uventede og feilaktige resultater. De fikk ikke det de trengte, men Excel var ikke brakk.

For å få tilgang til alternativer, vist i figur A, klikker du på Alternativer-knappen. Disse alternativene vil hjelpe deg å finjustere oppgaven:

  • Innen kan du bestemme hvor du søker - det aktive arket eller hele arbeidsboken. Ark er standard. Du må endre dette alternativet for å søke i hele arbeidsboken.
  • Søk bestemmer søkeretningen (sortering av) - etter kolonner eller etter rader. Du vil ikke gå glipp av data ved ikke å endre dette alternativet, men det kan hende du gjør det litt opp. By Rows er standardinnstillingen.
  • Innsjekking lar deg begrense et søk - til formler, verdier eller kommentarer. Å ha feil alternativt sett kan virkelig rote ting, som jeg nevnte tidligere. Formler (merkelig nok) er standard. Bruk formler for å raskt oppdatere en referanse.
  • Samsvarssak finner bare de verdiene som samsvarer med saken som brukes i feltet Finn hva. Deaktivert er standard.
  • Samsvarer med hele celleinnholdet vil bare finne de verdiene som samsvarer bare med tegnene som er skrevet inn i feltet Finn hva. Det er en fin måte å finne eksakte kamper eller lignende kamper, avhengig av innstillingen din. Deaktivert er standard.
  • Format lar deg søke etter spesifikke formater. Dette er ekstremt nyttig hvis du ikke er avhengig av stiler; Du kan bruke Erstatt for å oppdatere formater med en enkel søkeoppgave. Deaktivert er standard.

Figur A

Å bruke de riktige alternativene er nøkkelen til effektive søkeoppgaver.

Excel's Find and Replace-funksjon husker innstillingene dine, og det kan føre til problemer. Dessverre er det ikke noe klart alternativ som tilbakestiller alt; Du må huske å sjekke disse alternativene hver gang du søker, for å unngå å gi feilaktige resultater.

Grunnleggende er enkle, og du er kanskje kjent med dem allerede; la oss utvide disse grunnleggende for å kjøre noen få søkeoppgaver.

Finne verdier

Å vite hva du skal gjøre med det Excel finner er like viktig som å fortelle Excel hva du skal finne. Du har noen nyttige alternativer: Du kan se, velge, utheve og til og med slette treff. Figur B viser resultatene av å åpne dialogboksen Finn og erstatt, skriv inn Talbott og klikk på Finn alle. Som du ser, returnerer dialogen en liste over alle forekomster av søkestrengen, avhengig av alternativene du angir. I dette eksemplet er alternativene alle standardene. La oss gå gjennom resultatene i den sammenhengen.

Figur B

En søkestreng finner ikke alltid det du ønsker eller forventer

Søket finner begge Talbott-oppføringene i rad 4. Listen ville være den samme, selv om en av forekomstene av Talbott brukte en liten bokstav t - t albott. Det som kan overraske deg er at søket ikke finner e-postadressen fordi søkestrengen ikke er stavet den samme - legg merke til fraværet av en annen t på slutten. Talbot t stemmer ikke med Talbot s . Hvis ingen av oppføringene i navnefeltene manglet den andre t, vil Excel heller ikke finne den.

For å få tilgang til et av de funnet elementene, dobbeltklikker du på det i listen. Hvis du klikker på Finn neste, flytter Excel fra en celle til den neste i stedet for å vise en liste i dialogboksen.

Marker eller slett samsvarende resultater

Du trenger kanskje aldri noe utover det vi har vurdert så langt, men det er mer du kan gjøre. For eksempel ved å bruke en søkeoppgave kan du fremheve og til og med slette samsvarende oppføringer. For å illustrere dette, la oss gjenta den samme søkeoppgaven og deretter markere og slette disse verdiene (legg merke til at jeg la den andre slutten t til e-postadressen).

    1. Klikk på en hvilken som helst celle i det aktive arbeidsarket og trykk Ctrl + F for å åpne Finn og erstatt-dialogen.
    2. Skriv inn Talbott (begge slutter ts) i feltet Finn hva.
    3. Klikk på Alternativer om nødvendig, og sørg for at alle alternativene er satt til standardverdiene.
    4. Klikk på Finn alle for å vise listen vist i figur C. Legg merke til at funksjonen velger det første samsvarende elementet i listen. Ikke rør noe annet!
    5. Mens valget er aktivt i den resulterende listen, trykker du på Ctrl + A for å lage et utvalg av alle matchede elementer. Excel fremhever også elementene på cellenivå (selv om det er vanskelig å si med e-postadressen; det er den siste samsvarende verdien, og som sådan er den aktive cellen, så utvalget ser annerledes ut).
    6. Når du har valgt alle samsvarende celler, kan du markere cellene ved å velge et Fyll-alternativ i Font-gruppen på Hjem-fanen ( figur D ). På dette tidspunktet kan du også bruke andre formater.
    7. Eller høyreklikk på en hvilken som helst celle i multicelleutvalget og velg Tøm innhold ( figur E ). Selvfølgelig advarer jeg deg om å være forsiktig når du gjør det. Husk at du kan trykke på Ctrl + z hvis du ombestemmer deg. (Hvis du klikker på Slett på tastaturet, blir listen i dialogboksen slettet, ikke de samsvarende oppføringene på arknivå.)

    Figur C

      Vis alle kamper.

      Figur D

      Bruk en fyllfarge for å utheve samsvarende oppføringer.

      Figur E

      Slett oppføringene.

      Følg med

      Selv om du er kjent med denne funksjonens grunnleggende formål, har du sannsynligvis lært hvordan du utvider denne funksjonen til å bruke formater eller slette samsvarende verdier. Neste måned fortsetter vi med noen mer avanserte teknikker.

      Microsoft Weekly Newsletter

      Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

      Registrer deg i dag

      Send meg spørsmålet ditt om Office

      Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

      © Copyright 2021 | mobilegn.com