Slik bruker du navngitte områder for raskt å navigere i en Excel-arbeidsbok

Bilde: Aajan Getty Images / iStockphoto

Det er mange måter å bevege seg rundt et ark eller fra ark til ark i en Excel-arbeidsbok; Du kan imidlertid forutse brukernes behov ved å ta med snarveier for seere som ikke er kjent med Excel. Eller i en travel fil kan du ta med snarveier for å gjøre ting enklere. I denne artikkelen skal jeg vise deg hvordan du bruker navngitte områder og hyperkoblinger som snarveier til viktige data.

Offentliggjøring: TechRepublic kan tjene en provisjon fra noen av produktene som er omtalt på denne siden. TechRepublic og forfatteren ble ikke kompensert for denne uavhengige vurderingen.

Jeg bruker Office 365 på et Windows 10 64-biters system, men du kan bruke eldre versjoner. Du kan jobbe med dine egne Excel-data eller laste ned demonstrasjonsfilen.

LÆR MER: Office 365 Forbrukerpriser og funksjoner

Hvordan lage et navngitt område i Excel

De fleste brukere lærer om navngitte områder tidlig - det er et navn som brukes på en celle eller et område med celler. De fleste av oss bruker dem i uttrykk, men du kan også navigere ved å bruke dem. Før du kan bruke et navngitt område for å navigere, må du opprette et. For å gjøre dette, velg celle eller område og skriv deretter inn navnet i kontrollboksen Navn til venstre for formellinjen. For å illustrere, la oss navngi Smith-dataene ( figur A ) Smith på følgende måte:

  1. Velg C3: C6. (Du kan også bruke et navn på en enkelt celle.)
  2. Klikk inne i Navnboks-kontrollen, skriv Smith, og klikk Enter. Et navn må begynne med et alfakarakter, en understrekning (_) eller en skråstrek (\). Det kan ikke begynne med et tall. Navn kan heller ikke inneholde mellomromstegn eller de fleste tegnsettingstegn, eller komme i konflikt med en cellehenvisning. Navn er ikke store og små bokstaver.

Figur A

Name the Smith data, Smith, using the Name Box control.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Navngi Smith-dataene, Smith, ved å bruke Navneboks-kontrollen.

Det er andre måter å lage et navngitt område på, men dette er en av de enkleste. Du kan ikke opprette et navngitt område i nettleserutgaven.

Hvordan navigere til et navngitt område ved å bruke Navneboks-kontrollen

Navneboks-kontrollen er også den raskeste måten å navigere på. Klikk på rullegardinmenyen Navnboks og velg et navngitt område for å flytte til det området. Flytt for eksempel til et annet ark enn det som inneholder dataene. Deretter velger du Smith fra rullegardinmenyen ( figur B ). Excel vil raskt velge Smiths data på arket. Dette fungerer også i nettleseren. Alternativt kan du trykke på F5 og velge et navngitt område.

Figur B

Choose a named range from the Name Box control's dropdown to navigate to that range.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Velg et navngitt område fra rullegardinmenyen Navnboks-kontroll for å navigere til det området.

Dette er en av de enkleste måtene å raskt flytte fra ett område i en Excel-arbeidsbok til en annen. Når du oppretter et navngitt område ved å bruke Definer navn i gruppen Definerte navn på Formler-fanen, kan du imidlertid begrense omfanget til det gjeldende regnearket. Når du gjør det, vises navnet bare på rullegardinmenyen når det navngitte området er en del av det aktive arket.

Du må vite om Navneboksen for å bruke den, så det vil ikke alltid være den beste ruten. For å lage en mer intuitiv snarvei, kan du levere hyperkoblinger.

Slik navigerer du til et navngitt område ved hjelp av en hyperkobling

Navneboks-kontrollen krever kunnskap som brukerne dine kanskje ikke har. I tillegg vil du i en dashbord-situasjon gi deg intuitive verktøy for å navigere, for eksempel hyperkoblinger. Du kan for eksempel inkludere en innholdsfortegnelse, sortering, som inkluderer en hyperkobling til salgsdataene for alt personell. Den enkle tabellen i figur C illustrerer dette konseptet enkelt, men godt.

Figur C

Use a table of contents to help users access the data they need.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Bruk en innholdsfortegnelse for å hjelpe brukerne med å få tilgang til dataene de trenger.

La oss lage en hyperkobling som vil velge Smith-data ved å bruke det navngitte området opprettet i den siste delen. Følg disse instruksjonene.

  1. Høyreklikk på B3 (cellen som inneholder tekstverdien Smith) og velg Link fra den resulterende undermenyen.
  2. I den resulterende dialogen klikker du på Plasser i dette dokumentet i venstre rute.
  3. Velg Smith i listen over definerte navn ( figur D ) og klikk OK.

Figur D

Assign a link to the text value Smith.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Tildel en lenke til tekstverdien Smith.

Figur E viser den resulterende hyperkoblingen. For å få tilgang til salgsdataene for Smith, klikker du på Smith i celle B3.

Figur E

Use the hyperlink to access Smith's sales data.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Bruk hyperkoblingen for å få tilgang til Smiths salgsdata.

Dette var ekstremt enkelt, og både brukere og seere vil finne hyperkoblinger enkle å bruke - vi har blitt vant til deres format, og vi vet hva de er til for. Du kan også tilordne en hyperkobling til en grafikk. For å fjerne en kobling, høyreklikk den og velg Fjern hyperkobling fra den resulterende undermenyen.

snarveier

Det er enkelt å lage navngitte områder og gjøre dem om til navigasjonssnarveier - brukerne dine vil sette pris på deg for det.

Bruker du navngitte områder i andre snarveier? I så fall kan du dele metoden din i artikkeldiskusjonen.

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på e-postbeskyttet

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com