Slik bruker du den nye Excel Lookup-funksjonen

Bør bedriften din velge Microsoft Office 365 som produktivitetssuite? Googles G Suite er ikke den eneste skybaserte programvarepakken. Microsofts Office 365 tar Word, Excel, Outlook og mer inn i skyen.

Mer om Windows

  • Slik bruker du God Mode i Windows 10
  • Windows 10 PowerToys: Et jukseark
  • Microsofts største flopper i tiåret
  • 10 triks og finpusse for tilpasning av Windows 10 (gratis PDF)

Hvis du jobber med kontoene dine, og du må konvertere alle utenlandske utgifter til valutaen du arkiverer selvangivelsen i, må du vite valutakursen for datoen for hver utgift. Du trenger ikke å fylle ut det for hånd: du kan få en liste med de daglige valutakursene og få Excel til å slå opp riktig konvertering for hver utgift. Du kan også bruke VLOOKUP når du trenger å finne en del etter delenummeret, en ansatt etter deres ansattnummer, den internasjonale oppringingskoden for et land, eller noe annet du ser opp med en nøkkel fra en hovedrekord som ikke være fornuftig å kopiere til det gjeldende regnearket.

Men hvis du bare gjør det en gang i året, må du sannsynligvis undersøke hvordan du bruker VLOOKUP-funksjonen i Excel.

For den tredje mest brukte funksjonen i Excel (etter SUM og AVERAGE) er VLOOKUP kompleks. Som standard finner den omtrentlige kamper, selv om det knapt er hva du vil, så du må huske å stille FALSE i funksjonen. Og det er ikke fleksibelt: hvis du legger til eller sletter en kolonne i arket der du ser tallene opp, blir ikke formelen oppdatert slik den gjør for funksjoner som SUM, så du må endre VLOOKUP-formelen for hånd. Du må ordne kildedataene slik at indekskolonnen, som datoen, er til venstre og verdiene du vil ha, som hastigheten, til høyre; du kan ikke finne dagen da utvekslingen var dårligst eller best uten å ha en andre kopi av dataene med dataene i en annen rekkefølge. Du kan ikke endre søkeordren, og hvis du trenger å slå opp informasjon som er i rader i stedet for kolonner, må du bruke en annen funksjon, HLOOKUP, i stedet.

VLOOKUP kan også være en ytelse hit fordi den oppretter en matrise som dekker indekskolonnen, kolonnen med dataene du trenger og andre kolonner imellom - selv om du ikke bryr deg om dataene i mellom.

Bilde: Mary Branscombe / TechRepublic

Den nye XLOOKUP-funksjonen løser alle disse problemene, siden den er enklere, mer fleksibel og ikke vil bremse regnearkene dine på samme måte. Du kan slå opp resultater fra rader eller kolonner, og datakolonnen trenger ikke å være til høyre for indekskolonnen. Du kan peke XLOOKUP på flere kolonner og hente mer enn ett stykke informasjon - du kan for eksempel slå opp både ansattens navn og avdelingen de er i. Du kan inkludere en tilpasset feil for å fylle ut (som 'navn ikke funnet') hvis en kamp ikke blir funnet i stedet for å få standardnummeret. Du kan tilpasse både søkeordren og hvordan samsvaringen fungerer. Og resultatet du får tilbake er en referanse, ikke en verdi, som betyr at du kan gi den til en annen formel.

XLOOKUP trenger minst tre parametere: begrepet du bruker for å oppsøke, hvor du skal se etter begrepet og dataene du trenger å hente for det, og hvor du skal plassere dataene som blir flettet opp.

Det første begrepet, lookup_value, kan være en celle med verdien du ser opp, en verdi du skriver inn i formelen som et navn, eller en annen formel som en beregning. Det er det samme som med VLOOKUP, men det kan også være en sammenkoble av flere celler i en matrise - B1 & B2 & B3 ser etter verdien der alle tre celler samsvarer, for eksempel - i stedet for bare en enkelt celle å matche på .

LÆR MER: Office 365 Forbrukerpriser og funksjoner

Men i stedet for en matrise som A2: D400 som forteller VLOOKUP om å lete i cellene A2 til A400 for oppslagsterminen og deretter hente verdien fra samme rad i kolonne D, bruker XLOOKUP to parametere - lookup_array og return_array. For samme oppslag ville det være A2: A400 og D2: D400. I stedet for å lage en gruppe med nesten 1600 celler i, trenger XLOOKUP bare å håndtere i underkant av 800. Jo større regneark du ser opp fra, jo større er forskjellen i ytelsen.

I tillegg hvis du setter inn en ny kolonne mellom indekskolonnen og den resultatene er i, oppdateres formelen automatisk i stedet for å bryte slik den ville gjort med VLOOKUP - fordi du vil få resultater tilbake fra feil kolonne.

Hvis du vil se på flere kolonner for samsvarende verdi, kan du bli med dem ved å bruke & - C2: C200 & E2: E200.

You can look up data in any direction with XLOOKUP.

" data-credit="Image: Mary Branscombe/TechRepublic" rel="noopener noreferrer nofollow">

Du kan slå opp data i alle retninger med XLOOKUP.

Bilde: Mary Branscombe / TechRepublic

Hvis du trenger å finne ut hvilket sted som hadde størst salg, hvem som bruker mest av diskkvoten eller hvem som har brukt færrest feriedager, kan du bruke en MAX- eller MIN-formel i oppslag_verdien. Dette er mer fleksibelt enn det var med VLOOKUP fordi du ikke trenger å omorganisere dataene, så verdien du bruker for å slå opp informasjon med er alltid i kolonnen til venstre; XLOOKUP kan se til venstre eller høyre, opp eller ned - du angir bare hvilke kolonner eller rader du vil se i.

Hvis du ser på figurene i det samme regnearket, kan du bare bruke den totale raden i en tabell og sette summen til å være MAX eller MIN eller bruke betinget formatering for å trekke ut informasjon. Men hvis du vil hente det minimum eller maksimum som skal brukes i et annet regneark, trenger du en oppslagsfunksjon.

Hvis du ønsker å slå opp flere informasjonsstykker med det samme søket, kan du fremdeles bruke en matrise, men du kan hente alt med ett enkelt oppslag i stedet for å trenge en for hver informasjonsbit du ønsker å få tilbake. Så for å se etter medarbeidernavnet i kolonne C og avdelingen deres i kolonne D, vil du fylle ut return_array som C2: D400.

Hvis du er fornøyd med standard søkeordre og feil, er det alt du trenger å gjøre oppslaget ditt. Det er en enklere formel å forstå enn VLOOKUP. Men du kan også tilpasse oppslaget.

Combine the match_mode and the if_not_found parameter to find which group a number falls in and explain any results that don't match any group.

" data-credit="Image: Mary Branscombe/TechRepublic" rel="noopener noreferrer nofollow">

Kombiner match_mode og if_not_found-parameteren for å finne hvilken gruppe et tall faller i og forklare eventuelle resultater som ikke samsvarer med noen gruppe.

Bilde: Mary Branscombe / TechRepublic

Hvis du vil ha en tilpasset feil som 'navn ikke funnet' eller 'ingen valutakurs for denne datoen' eller noe som forklarer tydeligere enn # N / A at det ikke var en kamp å bringe tilbake, legg det i sitater som fjerde parameter (som kalles if_not_found).

Vanligvis leter du opp det nøyaktige svaret - for eksempel et navn eller valutakursen for en bestemt dag. Men du kan også slå opp hvor på en skala et tall faller, for eksempel å finne hvilken skatteklasse en lønn faller i. I så fall er det ikke sikkert at du kan få en nøyaktig kamp. Sett den femte parameteren match_mode til 1, og hvis det ikke er en eksakt match, vil du få det neste største resultatet; -1 henter den neste minste varen. Hvis du matcher en lønn som faller innenfor et skattebånd, vil du matche det neste største resultatet fordi skattebånd gjelder opp til et maksimaltall. Så en lønn på £ 30.000 bør slå opp i skattesatsen på 20% som gjelder opptil £ 50.000: matching på det neste største resultatet vil få det.

Still match_mode til 2, og du kan bruke vanlig Excel? og * jokertegn for å spesifisere hva du skal matche på. På den måten kan du søke etter Sør og Sørøst med 'Sør *' eller Nordvest og Sørvest med '* vest'.

Standardsøket etter XLOOKUP er topp til bunn: sett den sjette parameteren search_mode til -1 hvis du vil søke fra bunnen av listen til du finner den første kampen.

Funksjon for å fungere

Du kan hekke XLOOKUP-funksjoner for å trekke ut en celle fra et bord ved å slå opp etikettene i øverste rad og venstre kolonne: bruk den første XLOOKUP for å finne den første etiketten og fyll ut en annen XLOOKUP-funksjon som return_array for å finne den andre etiketten og resultatet blir innholdet i cellen der de krysser hverandre. (Det er som å bruke INDEX og MATCH-funksjonene, men du trenger ikke å lære to funksjoner til.) Den enkleste måten å gjøre det på er å ha de samme etikettene over og ved siden av cellen der du vil se resultatet og å bruke de etiketter å matche på.

Resultatet som kommer tilbake fra XLOOKUP er en henvisning til en celle i stedet for en kopi av verdien i den, slik at du også kan overføre den til en annen formel. Hvis du gjør to XLOOKUP-er, kan du gjøre det om til en matrise og bruke SUM til å legge opp alle cellene mellom dem, eller MAX for å finne de største verdiene mellom de to. På den måten kan du slå opp valutakursen i begynnelsen og slutten av måneden og vise den høyeste kursen.

XLOOKUP er fremdeles i beta; du kan bare få det hvis du er registrert i Office Insiders-programmet. Microsoft har flyr XLOOKUP til alle innsidere siden begynnelsen av september, men det har kanskje ikke nådd alle ennå, så fortsett å sjekke om du ikke ser det. Hvis du allerede bruker det, må du være oppmerksom på at det kan endre seg før det sendes som en endelig funksjon. Siden XLOOKUP ble introdusert første gang ble not_found -parameteren lagt til (det var opprinnelig den sjette parameteren, men flyttet deretter til å være den fjerde parameteren, slik at du ikke trengte å sette inn tomme parametere for å bruke den).

Når det sendes, vil det være tilgjengelig som en del av et Office 365-abonnement, og deretter i den neste permanente versjonen av Excel som er utgitt. Så hvis du allerede har kjøpt en permanent lisens til Excel 2019, vil du ikke få den før du oppgraderer, det samme som med andre abonnementsfunksjoner. Hvis du alltid vil ha de nyeste Office-funksjonene så snart som mulig, er det det Office 365-abonnementene er til.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2021 | mobilegn.com