Slik bruker du egenskapen Windows Tags til å administrere Office-filer

Bilde: iStock / pic_studio

Noen ganger vet du ikke at du trenger en funksjon før du oppdager den og bruker den til litt. Så lurer du på hvordan du noen gang har gjort arbeidet ditt uten det! Det er slik du kan føle om Windows Tagger. Ja, det er en Windows-funksjon, men du kan bruke tagger til å administrere Office-filer - og andre filtyper også. Enten du jobber alene eller deler filer via en server eller til og med OneDrive for Business, kan du dra fordel av Tagger. I denne artikkelen skal jeg vise deg hvordan du legger til tagger i Office- og ikke-Office-filer og hvordan du søker ved hjelp av disse taggene.

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jeg jobber med Office 2016 (desktop) på et Windows 10 64-biters system. Windows Tags-egenskapen er tilgjengelig i eldre versjoner, tilbake til Windows Vista. På Office har de vært tilgjengelige siden minst Office 2007 (men kanskje lenger). Det er ingen nedlastbar demonstrasjonsfil. Du trenger ikke en.

SE: Strømtips for Windows 10: Hemmelige snarveier til favorittinnstillingene dine (Tech Pro Research)

Hva er tagger?

Ikke forveksle Office Smart Tagger og Windows Tagger; de er ikke den samme tingen. Windows-tagger er nøkkelord som brukes til å organisere (søke) filer. Hvordan du bruker dem vil avhenge av dine behov, men når du jobber med bulkfiler eller deler filer for samme formål, kan tagger hjelpe. Ikke begrens bruken til å bare beskrive filens innhold heller. Du kan bruke tagger for å beskrive hvordan du bruker filen. For eksempel kan du bruke ord som fullstendig og ikke fullstendig for å beskrive status. Eller du kan bruke uttrykket opplasting til gruppefiler du trenger å laste opp til en ekstern tjeneste som OneDrive.

Legg til en tagg i en Office-fil

Tagger er en Windows-filegenskap, men du kan legge dem til når du lagrer en Office-fil. Under lagringsprosessen ser du en Alternativer-kobling. Det er mulig at du aldri har utforsket denne lenken før. La oss ta en titt:

  1. Når en hvilken som helst Office-fil er åpen, klikker du på Fil-fanen og velger Lagre som i venstre rute.
  2. Under kontrollene for filnavn og plassering, klikk på koblingen Flere alternativer ( figur A ).
  3. I nedre høyre hjørne av den resulterende dialogen, se etter merkekontrollen ( figur B ).
  4. Klikk på koblingen Legg til en tag og angi et nøkkelord ( figur C ). For å legge til mer enn ett, skill du nøkkelordene med en semikolon. Når du har lagt til et søkeord for etiketter, vil Office vise det i en liste over autofullfør når du merker påfølgende filer, noe som gjør det enklere å bruke taggene konsekvent.
  5. Klikk på Lagre og fortsett slik du normalt ville gjort.

Figur A

Klikk på koblingen Flere alternativer.

Figur B

Klikk på Tagg-kontrollen og begynn å legge inn nøkkelord.

Figur C

Separate nøkkelord med semikolon.

Du kan legge til tagger til alle Office-filene dine på denne måten. Selv om jeg bare viste deg en, kan det hende du har flere filer som garanterer et plantesalg eller 2018- nøkkelord. Etter vårt eksempel har du en planteliste i Excel, men du kan også ha en leverandørkontrakt i Word og flere grafiske filer du bruker på forskjellige reklamesteder.

SE: Microsoft Power BI: Komme i gang med datavisualisering (gratis PDF) (TechRepublic)

Søker

La oss nå bruke File Explorer for å finne alle plantesalgsfiler. Du kan kjøre et raskt søk på din lokale stasjon ved å bruke et hvilket som helst antall søkestrenger: planteliste, kontrakt og så videre. Hvis du bruker denne ruten, vet du at et søk kan ta en stund, og det viser ofte mange filer du ikke leter etter. Som du ser i figur D, er hva du kan forvente å være et enkelt søk etter din Word-kontrakt alt annet enn. Et lignende søk på 2018 kunne gitt lignende eller enda dårligere resultater.

Figur D

Et søk på kontrakt returnerer mange filer.

OK, jeg innrømmer: Søket ovenfor er unødvendig komplisert - det gjorde jeg med vilje. Hvis du ser mange filer du ikke kan identifisere, sjekk rullegardinmenyen Avanserte alternativer og sørg for at systemfiler ikke er merket av (med mindre du leter etter systemfiler). Dette vil forbedre de fleste søkeoppgaver, med eller uten tagger.

Takket være tagger trenger du imidlertid ikke gjette på nytt, huske alle relaterte filer du har generert eller oppdatert, eller vade gjennom travle søkeresultater. Selv om søket inkluderer systemfiler (som ovenfor), vil du ikke se mange uventede filer. Du vil bare se filene du har merket deretter.

For å kartlegge bare filene du vil se relatert til plantesalget, åpner du File Explorer og klikker på denne PCen (eller en mappe, en serverstasjon eller OneDrive). Skriv inn en søkestreng i følgende skjema:

Tagger: søkestreng

Som du ser i figur E, samsvarer søket på Tags: plantesalg bare to filer: plantelisten i Excel og leverandørkontrakten i Word. Hvis du vet hvor filene er, kan du kjøre et raskere søk ved å velge den mappen før du utfører søket. Hvis du er som meg, inneholder noen mapper mange filer, og et Tags-søk er ofte enklere og raskere enn en vanlig alfabetisk liste.

Figur E

Ved å bruke søkeordet for salg av plantesalg reduseres antall returnerte filer.

Ikke alle formater er like

Ikke all programvare lar deg legge til tagger når du lagrer en fil, men det er ikke et problem. Du kan bruke File Explorer for å legge til tagger:

  1. Åpne File Explorer og velg filen du vil merke.
  2. I kategorien Vis klikker du på Detaljer i ruten-gruppen for å åpne ruten Detaljer.
  3. Skriv inn passende tagger ( figur F ).
  4. Klikk Lagre.

Figur F

Skriv inn taggene dine.

Når du kjører det samme søket, Tags: plantesalg, returnerer File Explorer de to første filene og .jpg, som vist i figur G.

Figur G

Denne gangen fant søket tre merkede filer.

Ved hjelp av File Explorer kan du sortere og gruppere innholdet i en mappe ved hjelp av Tagger. Bare klikk på kategorien Vis og velg Tagger fra rullegardinmenyen Sorter etter eller Gruppe etter. Eller høyreklikk på bakgrunnen og velg Tagger fra alternativene Sorter etter eller Grupp etter. I tillegg kan du filtrere etter tagger. Som figur H viser, kan du filtrere etter spesifikke tagger hvis du bruker detaljvisningen. Dette er flott når du vet at alle filene dine er i samme mappe.

Figur H

Du kan også filtrere etter tagger.

Ved hjelp av File Explorer kan du legge til Tagger til flere filer samtidig. Hold Ctrl-tasten nede mens du velger filer for å opprette et valg av flere filer. Deretter legger du til tagger som du normalt ville gjort. Hvis du legger til en fil i utvalget som ikke tillater tagging, er taggkontrollen ikke tilgjengelig for noen av filene, så vær forsiktig.

SE: Fire måter å spesifisere datoer ved å bruke Excel-datavalidering (TechRepublic)

Bare like bra ...

Merkelapper eller nøkkelord er bare like bra som folk som legger til dem. Hvis du jobber alene, er dette enkelt. Hvis du prøver å korralere filer for en organisasjon, er det mye vanskeligere. Alle er kanskje ikke på samme side, så søk vil i beste fall være ufullstendige. Det kan være en grunn til at de ikke er mer populære. Selv om du bruker File Explorer, kan du ikke legge til tagger til hver filtype. Du kan for eksempel ikke merke en .txt-fil.

I tillegg kan du bruke hvilke som helst av egenskapene via detaljruten på samme måte. For Innholdsstatus kan du for eksempel angi Ufullstendig og fullstendig . For å søke, bruker du strengen Contentstatus: Complete . Du kan også bruke jokertegn. Hvis du vil se alle merkede filer, skriver du inn T ags: - . Det betyr at der tagger ikke er null. Som du kan se, det er mye å utforske!

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

Les også ...

  • Slik setter du inn grafikk i Word-etikettdokumenter (TechRepublic)
  • Microsoft legger til flere forretningsapper til Office 365 Business Premium-abonnement (ZDNet)
  • Fire måter å spesifisere datoer ved å bruke Excel-datavalidering (TechRepublic)
  • Hvordan endre visuell innvirkning på en Excel-skiver med noen få enkle trinn (TechRepublic)
  • 10 Excel-maler som hjelper deg med å administrere budsjettet (TechRepublic)

© Copyright 2020 | mobilegn.com