Gjør Microsoft Search til å fungere for bedriften din

Slik konfigurerer du en Windows 10-datamaskin Følg disse fem trinnene før du begynner å bruke den nye Windows 10-maskinen.

Helt siden nettsøk ble nyttig nok til å pålitelig finne det du lette etter på nettet, har bedrifter og ansatte spurt hvorfor det ikke kan være så enkelt å finne dokumenter og informasjon i din egen organisasjon.

Mer om Windows

  • Slik bruker du God Mode i Windows 10
  • Windows 10 PowerToys: Et jukseark
  • Microsofts største flopper i tiåret
  • 10 triks og finpusse for tilpasning av Windows 10 (gratis PDF)

Problemet er at en søkemotor er mer enn bare en indeks over det som er inni dokumenter, som er grei nok til å bygge. Resultatene må også rangeres, slik at du får nyttige dokumenter i stedet for irrelevante dokumenter, og systemet må forstå hva søkeren egentlig ser etter. Hvis den forstår at du søker etter en person, en avdeling eller en kafeteria-meny, blir et ustrukturert spørsmål mer som å søke i en database med felt som "jobbtittel".

Søkemotorer gjør det ved å analysere flere signaler, inkludert atferden til millioner av brukere som gjør millioner av spørsmål. Selv om noen klikker på annonsene som søkemotoren trodde var relevante for spørringen, er nyttig tilbakemelding for rangeringen. Den skalaen er ikke der for enkeltbedrifter (det er grunnen til at systemer som Google Search Appliance aldri var så effektive som normalt websøk).

Sammen med Yahoo, var Ping pioner for å bruke maskinlæring for å gjøre den rangeringen, og de samme teknikkene er innebygd i Azure Search-tjenesten for å bygge tilpassede søkemotorer. Men de fleste organisasjoner ønsker ikke å bygge sitt eget søkesystem, så Microsoft tok frem først Bing for Business og deretter den mer ambisiøse Microsoft Search-tjenesten som en del av Office 365, ved å bruke Office Graph for å forstå forbindelsene mellom mennesker i virksomheten, i stedet for bare innholdet i Office-filer.

Du må aktivere Microsoft Search i Bing fra Office 365 adminportal.

Bilde: Mary Branscombe / TechRepublic

Bing for Business satte inn bedriftsspesifikke søkeresultater på Bing-nettstedet og Microsoft Search gjør det samme når du aktiverer det for leietakeren fra Office 365 adminportal; det er under Innstillinger / Tjenester og tillegg / Microsoft-søk i Bing / Aktiver Microsoft-søk i Bing. Klikk "Kom i gang" for å åpne veiviseren for hurtigoppsett og slå av Microsoft-tjenester du ikke vil at søk skal bruke under "Tilkoblede tjenester". Veiviseren lar deg også velge stedfarge og laste opp din egen logo, samt angi firmaets e-postadresse du vil at brukerne skal sende tilbakemeldinger til og lage noen eksempelsøk for ansatte som 'Mine dokumenter'.

Når du har aktivert Microsoft Search for leietakeren, vil brukerne se en stolpe som ber dem om å logge seg på med sin forretningskonto på Bing for å se resultater. I noen tilfeller kan det hende at de automatisk blir logget på med den kontoen. Dette bør ikke påvirke Bing-tjenester som å tjene poeng med Bing Rewards, men muligheten til å bytte tilbake til Microsoft-kontoen deres for Bing-nettstedet fungerer ikke alltid bra, så søkeadministratorer bør forvente å få litt tilbakemelding om det.

Du kan tilpasse utseendet og følelsen av søkeresultater fra virksomheten din.

Bilde: Mary Branscombe / TechRepublic

Noe informasjon vises automatisk i bing.com/business når tjenesten er aktivert. Søk etter en annen ansatt, så ser du detaljene som Azure Active Directory har om dem i firmadressboken, for eksempel hvilket kontor de jobber i, hvilke grupper de er en del av, hvor de er i org-diagrammet og hvilke filer de har har delt med deg på Office 365. Du kan finne dokumenter som er lagret i SharePoint og OneDrive for Business så lenge du har tilgangsrettigheter til å se dem - så får du de samme resultatene hvis du går til Microsoft Search-siden eller søk fra den nye Office-appen, eller den mobile SharePoint-appen, eller den nye søkefeltet øverst på Office-skrivebordsprogrammene.

Du vil bare se filer du har tilgang til.

Bilde: Microsoft

Hvis du søker fra et program som Word, kan du få resultater som inkluderer hvordan du bruker funksjoner i programmet, og Word-dokumenter kommer høyere opp på listen enn PowerPoint-presentasjonen du jobbet med forrige uke. Men tanken er at du kan komme til alt du trenger å søke etter, uansett hvor du er.

I fremtiden vil administratorer også få tilgang til kontakter for tredjepartsapplikasjoner, og det vil være API-er for å legge til mer utvidbarhet, selv om de fremdeles er i utvikling (og Microsoft Search-tjenesten er fortsatt i forhåndsvisning).

Orgdiagraminformasjon kommer fra Azure Active Directory.

Bilde: Microsoft

Tilpass søket ditt

Annen informasjon vil være lettere å finne om virksomheten din legger den inn i Microsoft Search spesifikt gjennom adminportalen.

Du trenger ikke å være administrator for å gjøre alt; redaktørrollen lar deg legge til bokmerker til interne og eksterne websider du vil ha vises øverst i søkeresultatene. Søk kommer med noen av disse forhåndsutfylte for å ta brukere til viktige Office-egenskaper som Office-klientnedlasting og Outlook online. Merkelig nok, det inkluderer ikke et søk etter Edge- og Chrome-utvidelsene for å gjøre det enklere å bruke Microsoft Search fra nettleseren din.

Når du oppretter et bokmerke, velger du nettadressen og søkeordene som vil finne den. Hvis du virkelig vil prioritere det, kan du reservere et nøkkelord slik at denne lenken alltid vil være øverst på listen. Du kan finjustere det ved å stille inn hvem det skal gjelde og når. Du kan gjøre noe til toppresultatet i en begrenset periode, hvis du har en veldedighetsstasjon for bedriften eller du trenger folk til å returnere et skjema innen en bestemt dato. Eller du kan velge bestemte land, grupper eller enhetstyper der det er relevant - så hvis du har en mobilversjon av et internt verktøy som bare fungerer på iOS i USA, kan du få det til å vises som et toppresultat for brukere på iOS enhet i USA og ingen andre. Målrettede variasjoner gjør det enklere å administrere; Hvis du har flerspråklige versjoner av HR-nettstedet ditt, eller apper for forskjellige plattformer, kan du legge til nettadressene for varianter etter enhet eller plassering eller begge deler.

PowerApps vil også kunne vise informasjon fra appen rett i søkeresultatene som en widget. Så hvis du har et firmaverktøy for å bestille fri, kan du opprette et bokmerke for å sikre at det er det første resultatet for søk som 'time off' og 'request holiday'. Legg PowerApp til bokmerket, og resultatene kan vise, for eksempel, hvor mange feriedager den ansatte som søker, har igjen. For å legge til en PowerApp, trenger du dens app-ID (som du kan få fra detaljruten for appen på PowerApps-nettstedet).

Det kan være lurt å vise frem noen av dine egne bokmerker som de foreslåtte spørsmålene som Søk viser til brukere. Hvis du har satt beste innsatser i SharePoint for anbefalte resultater, kan du importere disse i bulk som bokmerker fra Verktøy-delen av portalen ved hjelp av et online verktøy eller et PowerShell-skript. Det er også Edge- og Chrome-utvidelser for å gjøre det enkelt å lagre nettsteder du besøker som bokmerker.

Du kan også legge til spørsmål og svar - tips med svar på hyppige spørsmål, som du kan importere i bulk hvis du har en FAQ-seksjon i bedriftshåndboken eller på din HR-side - og stedsinformasjon for de forskjellige bedriftsbygningene. Dette viser både adressen og et kart, så det er verdt å ta seg tid til å dra pushpins for å sikre at de er på det mest nyttige stedet - som resepsjonen for et stort kontorbygg eller mottakskontoret for et lager med flere innganger .

Så langt er Microsoft Search en litt barebonesopplevelse på toppen av de eksisterende funksjonene i Office 365 og Bing for Business, selv om du allerede bruker PowerApps, kan du skape et veldig rikt miljø for brukere ganske raskt.

På lengre sikt lover Microsoft mer AI som driver Microsoft Search for å se på firmadokumenter og svare på spørsmål som Power BI kan for datasett. Hvis du har en HR-policy for å ansette familiemedlemmer, burde Microsoft Search være i stand til å kombinere det med detaljer om jobbroller og ansvarsområder, slik at når noen skriver inn et spørsmål som "Kan min bror jobbe for meg i mitt firma?" de får riktig og juridisk respons selv om ordet bror ikke er noe sted i HR-policy-dokumentet.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com