Office Q&A: Enkel Excel-navigasjon, Word-tabell som standard og en forsvinnende løpsbalanse

Bilde: Hans Engbers

Denne måneden stilte to lesere spørsmål som hadde enkle løsninger: Parvin spurte om Excel-navigasjonstips, og Lorraine ville ha en standardtabell som likner hennes behov. Dessverre har en tilsynelatende enkel forespørsel fra en leser ved navn Susan ikke en dynamisk løsning - i det minste ikke en som ikke krever mye hoppende hopping. I denne artikkelen skal jeg vise deg to enkle løsninger og en mer kompleks løsning som ikke alltid får jobben gjort.

Offentliggjøring: TechRepublic kan tjene en provisjon fra noen av produktene som er omtalt på denne siden. TechRepublic og forfatteren ble ikke kompensert for denne uavhengige vurderingen.

Jeg bruker Office 365 på et Windows 10 64-biters system, men du kan jobbe med tidligere versjoner. Når du jobber gjennom den siste løsningen, kan du jobbe med dine egne data eller laste ned demonstrasjonen .xlsx og .xls-filer.

LÆR MER: Office 365 Forbrukerpriser og funksjoner

Rask Excel-navigasjon

Parvin har et stort ark og trenger en rask måte å få tilgang til rader som er dypt på skjermen. Heldigvis er det mange måter å komme seg rundt på et ark på - velg en favoritt eller bruk dem alle.

Ved å trykke på F5 vises Gå til-dialogen. Bare skriv inn en cellehenvisning i referansekontrollen ( figur A ) og klikk OK. F5 fungerer like bra med et navngitt sortiment; angi området i stedet for en referanse, og Excel vil velge hele området. (F5 fungerer ikke på denne måten i nettleseren.)

Figur A

Use the Go to dialog to quickly access a specific cell.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Bruk dialogboksen Gå til for å raskt få tilgang til en bestemt celle.

Excel's Name Box fungerer på samme måte, og du kan omgå F5-tasten; denne kontrollen er helt til venstre for Formel-linjen. Skriv inn en cellereferanse ( figur B ) eller rekkeviddenavn, og trykk Enter.

Figur B

Use the Name Box control to access a specific cell.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Bruk kontrollboksen Navn for å få tilgang til en bestemt celle.

Lær mer navigasjonstips ved å lese Hvordan bruke navngitte områder for raskt å navigere i en Excel-arbeidsbok.

Word-tabellen er standard

Words tabellalternativer er fleksible og rikelig, som Lorraine har oppdaget, men som standard starter du med et ganske vanlig bord. Hver gang Lorraine lager et bord, bruker hun tid på å endre egenskapene, og hun bruker de samme egenskapene for hver tabell. Hvis du gjør de samme, eller de fleste av de samme endringene til hver tabell, kan du spare tid ved å endre standardtabellen. Når du oppretter den nye tabellen, vil den allerede ha de mest brukte egenskapene og innstillingene. (Du kan ikke bruke denne løsningen i nettleserutgaven.)

Først setter du inn en tabell ved å bruke standardtabellen, Table Grid - det er det første miniatyralternativet i tabellen Styles-galleriet. Du kan jobbe med et annet bord i galleriet, men jeg anbefaler at du holder deg med standarden. Når du har angitt alle tabellegenskapene, er du klar til å lagre den som standard som følger:

  1. Velg den endrede tabellen.
  2. Høyreklikk Tabellrutenett i tabellen Stiler-gruppen i kategorien Kontekstuell Tabelldesign.
  3. Velg Angi som standard.
  4. I dialogboksen du velger, velger du alle dokumenter basert på Normal.dotm-malen? ( Figur C ). Hvis du beholder standard, som er bare dette dokumentet? Word vil bruke formatet som standard i det gjeldende dokumentet.
  5. Klikk OK.

Figur C

Save your settings as the default table.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Lagre innstillingene dine som standard tabell.

Løper totalt, noen ganger

Susan har et ark som evaluerer innskudd og uttak for å beregne en løpende saldo. Det fungerer fint, men av og til har hun en rad uten innskudd eller uttak; når det skjer, vil hun at den løpende balansecellen ikke skal vise noe. Akkurat nå gjentar den balansen fra cellen over.

Løpsbalanseuttrykket er enkelt:

 = forrige saldo + innskudd - uttak 

For eksempel, hvis forrige saldo er $ 1000 og på samme dato, setter du inn $ 500 og uttak $ 200, vil den løpende saldoen være $ 1.300: 1000 + 500 - 200 = 1300.

Du kan vurdere å kombinere en IF () -funksjon og AND-operatør for å se etter manglende innskudds- og uttaksverdier, men den vil ikke fungere. Hvis det ikke er noen verdi i cellen over, returnerer eksporten med løpsbalanse en feil.

Før jeg viser deg løsningen, vil jeg nevne at når du har blanke rader i et datablad, bør du vurdere å strukturere dataene dine. Det er mulig i Susans tilfelle at hun har andre verdier i rekken, men noen ganger har ingen løpsbalanseverdier å beregne, så omstrukturering vil ikke alltid være svaret. Det er verdt å vurdere.

I dette tilfellet er løsningen betinget formatering. Når både innskudds- og uttaksverdiene mangler, kan du endre skriftfargen til hvit - på den måten er verdien der, men du ser den ikke. (Hvis arkstilen din bruker en annen farge på cellebakgrunnen, må du justere skriftfargen tilsvarende).

La oss nå sette det formatet ved hjelp av arket som er vist i figur D. Som du ser er det ingen verdier å evaluere i rad 7, så uttrykket i E7 gjentar saldoen fra forrige rad. (Demonstrasjonsdataene er i et tabellobjekt, så formellinjen viser kolonnenavn i stedet for cellehenvisninger.)

  1. Velg balansekolonne, E4: E9; Ikke velg den første cellen i kolonnen (E3).
  2. I kategorien Hjem velger du Ny regel fra rullegardinmenyen Betinget formatering (i Stiler-gruppen).
  3. I den øverste ruten velger du Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres.
  4. Skriv inn følgende formel i den nederste ruten:
    = OG ($ C4 = "", $ D4 = "")
  5. Klikk på Format-fanen og klikk på Font-fanen.
  6. Velg hvitt ( Figur E ) fra rullegardinmenyen Farge og klikk OK. Figur F viser formelen og formatet (som ikke er synlig fordi det er hvitt på hvitt).
  7. Klikk OK en gang til for å gå tilbake til arket ( figur G ).

Figur D

We'll use a conditional formatting rule to hide some running value results.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Vi bruker en betinget formateringsregel for å skjule noen resultater for løpende verdi.

Figur E

Choose a font color that disappears with the background.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Velg en skriftfarge som forsvinner med bakgrunnen.

Figur F

Combine this formula with disappearing font color.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Kombiner denne formelen med forsvunnet skriftfarge.

Figur G

The conditional format applies a white font.

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

Det betingede formatet bruker en hvit skrift.

Ups ... vel, det var ikke akkurat det du forventet, var det? Det gjorde jeg med vilje. Det som så ut til å være en ganske enkel forespørsel, var ikke så enkelt som det virket. Den betingede formateringsregelen fungerer, men dessverre er radens bakgrunn lys blå, ikke hvit. Den vekslende radfargen er et produkt av tabellobjektets automatiske formatering.

I Susans tilfelle brukte hun ikke et Table-objekt, så den betingede formateringsregelen fungerer bra; men som jeg har vist, har det sine begrensninger. Den hvite skriften er mindre synlig mot den blå bakgrunnen enn den svarte skriften, så det kan fortsatt virke. Å prøve å matche skriftfargen til cellebakgrunnsfargen er mer enn en enkel betinget formateringsregel kan håndtere.

Nettleserutgaven støtter eksisterende betingede formateringsregler, men du kan ikke opprette en betinget regel basert på en formel i nettleseren.

Hvordan vil du hjelpe denne leseren? Legg til tankene dine nedenfor i kommentarfeltet.

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com