Office Q&A: Hvordan bruke farge for å identifisere innkommende Outlook-meldinger

Bilde: iStock / Molnia

Barrie oppgraderte nylig til Office 2016 og var som mange av oss skuffet over å finne kategorier som mangler. Imidlertid kan du lure Outlook til å eksponere kategorier, men det er en smule kjedelig å implementere, og resultatene er fremdeles avlyttede. Du kan lære hvordan du bruker kategorier i Outlook 2016 ved å lese Gjenta Outlook-kategorier for IMAP-kontoer. Når du har gjenopprettet en kategori ved å opprette en snarvei for den, kan du bruke kategorien på alle Outlook-elementer, ikke bare meldinger. Du må imidlertid bruke e-postmeldingsgrensesnittet til å tildele snarveien til å begynne med. Det er en annen måte å bruke farge på, og du trenger ikke å lure Outlook: I denne artikkelen skal jeg vise deg hvordan du bruker en betinget formateringsregel for å bruke farge for å identifisere innkommende Outlook-meldinger. Du kan bruke det du lærer for å fremheve et hvilket som helst antall forhold på mange forskjellige måter.

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jeg bruker Outlook 2016 (desktop) på et Windows 10 64-biters system. Denne teknikken kan ikke brukes på 365s nettversjon. Det er ingen demonstrasjonsfil - du trenger ikke en.

Om betinget formatering i Outlook

Kategorier lar deg spesifisere en farge manuelt for å identifisere Outlook-elementer, som er praktisk og fleksibel. Betingede formater kan også identifisere innkommende meldinger som deler en felles attributt, men Outlook bestemmer om meldingen samsvarer med regelen, eller ikke. Det kan for eksempel være lurt å fargelegge alle innkommende meldinger fra sjefen din eller alle meldingene som gjelder for det samme prosjektet. I begge tilfeller er det noen attributter som alltid vil være den samme: e-postadressen eller prosjektnavnet i meldingsemnet. Imidlertid, hvis sjefen din sender deg en melding fra en hjemmeadresse, vil ikke tilstanden samsvare med den. Tilsvarende, hvis emneteksten har en skrivefeil, stemmer ikke tilstanden heller med den. Så betingede formater er ikke uten noen risiko.

I et nøtteskall er et betinget format et format som brukes når en komponent tilfredsstiller en spesifikk betingelse eller et vilkårssett. Hvis for eksempel den innkommende e-postadressen er fra, uthever du meldingen i rødt. Eller, hvis emneteksten for den innkommende meldingen er "Nature's Nook Renovation", uthever meldingen grønt.

Du er sannsynligvis kjent med konseptet hvis du bruker Excel, hvor du bruker betingede formateringsregler på celler og områder. Når meldingen oppfyller betingelsen, bruker Excel formatet og forblir "på" så lenge cellen eller området oppfyller betingelsen. I Outlook bruker du betingede formater via en visning. Det betyr at hvis du flytter en melding til en annen mappe, vil du sannsynligvis miste formatet. Du kan imidlertid legge til samme regel i andre mapper for å unngå den muligheten, om nødvendig.

Fra sjefen

La oss nå bruke et enkelt betinget format som fremhever meldinger i innboksen når de er fra sjefen. Alt du trenger å gjøre er sjefens e-postadresse (eller adresser hvis sjefen sannsynligvis vil sende meldinger fra mer enn en konto). Start i Innboksen for å bruke denne regelen på innkommende meldinger, og gjør deretter følgende:

  1. Klikk på kategorien Vis, og klikk deretter Vis innstillinger i gruppen Gjeldende visning.
  2. I den resulterende dialogen, klikk Betinget formatering for å vise et sett med standardregler (vi vil ikke endre disse standardene).
  3. Klikk på Legg til og skriv inn et navn for regelen - skriv i dette tilfellet Marker sjef .
  4. Klikk på Font, velg Rødt fra rullegardinmenyen Farge ( figur A ), og klikk deretter OK. (Dette er formatet du vil bruke når meldingen oppfyller betingelsen.)
  5. Klikk på Tilstand. Skriv inn e-postadressen til sjefen din i Fra-kontrollen ( figur B ), og klikk OK. (Dette er betingelsen du vil samsvare med når du bruker formatet.) Outlook legger til den nye regelen i visningen ( figur C ).
  6. Klikk OK to ganger for å gå tilbake til innboksen.

Figur A

Velg en farge.

Figur B

Skriv inn e-postadressen til sjefen din.

Figur C

Outlook legger til betingelsesformateringsregelen i visningen.

Som du ser i figur D, vises meldinger fra sjefen din rett etter bruk av denne betingede formateringsregelen. Du vil aldri la en falle gjennom sprekkene igjen! Som jeg nevnte, hvis du flytter meldingen til en annen mappe som ikke har samme betingede formateringsregel, forsvinner den røde skriften (høydepunktet). Hvis du flytter meldingen tilbake til innboksen, kommer regelen inn via visningen og bruker den røde skriften.

Figur D

Meldinger fra sjefen vises i rødt.

Denne regelen vil utheve alle eksisterende e-postmeldinger fra sjefen din allerede i innboksen. Hvis du endrer regelen, vil Outlook bruke den endrede regelen på alle eksisterende meldinger som er i innboksen.

Du vil være forsiktig når du bruker flere regler som kan gjelde for den samme meldingen:

  • Hvis formatene har forskjellige attributter, bruker Outlook begge formatene. For eksempel kan to regler bruke rød skrift på meldinger fra sjefen og kursiv hvis emnet for denne meldingen inneholder teksten "Naturens Nook Renovation."
  • Hvis formatene har samme attributt, bruker Outlook den første regelen og ignorerer den andre. Hvis for eksempel den røde skrifttypen for sjefen først er på listen, vil den ha presedens over en regel som bruker grønt når teksten inkluderer "Nature's Nook Renovation."

Hvis du vil bruke denne funksjonen på spesifikk tekst, for eksempel et prosjektnavn, må du gjenta denne prosessen, men i trinn 5 skriver du inn teksten i Søk etter ord (er) -kontrollen. Husk å legge ved teksten i anførselstegn.

Unngå kaos

Du tenker kanskje på mange bruksområder for å legge til formater, men gå sakte. For mange farger, skrifter og så videre hjelper ikke. I stedet vil de legge til litt kaos - for mye av det gode. Lagre denne teknikken for dine viktigste behov. I tillegg er det en rekke attributter og betingelser du kan bruke - jeg har fremhevet bare en av de enkleste og ofte etterspurte.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

© Copyright 2020 | mobilegn.com