Office Q & A: Validering krenkere og Windows Rask tilgang

Video: Microsoft Ignite: De beste produktivitetstipsene for Office 365 Hos Microsoft Ignite tilbød Nuno Árias Silva fra GFI fire tips for å være produktive i Office 365.

Denne månedens spørsmål og svar-kolonne starter med litt av en conundrum og slutter med en av de enkleste løsningene noensinne. For det første har Mac et bemanningsproblem. Han har en bruker som endrer innstillinger for datavalidering, slik at han kan legge inn ugyldige data. Den tekniske løsningen er enkel, men bemanningsproblemet kommer til å ta mye mer arbeid. Deretter ønsker Becky rask tilgang til mapper og Windows, ikke Office.

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jeg bruker Office 365 skrivebord på et Windows 10 64-biters system. Det er ingen demonstrasjonsfil for denne artikkelen; du trenger ikke en.

Valideringsbryter

Mac har et problem som er mer alvorlig enn jeg fullstendig kan løse. Han har en personoppføring som omgår datavalideringsinnstillingene. Denne personen har kunnskap nok til at han endrer innstillingene, slik at han kan legge inn data som ikke samsvarer med Mac-innstillingene. Dette satte i gang mange alarmer, men først ting først - det er en måte å hindre denne krenkeren på.

Den enkleste måten å beskytte validering av data fra dårlig hensikt er å beskytte arket. Når beskyttelsen er aktivert, kan ikke brukerne få tilgang til datavalideringsfunksjonen. Det er en enkel prosess, men krever litt planlegging. Vi kan illustrere dette med et enkelt eksempel. La oss først sette en valideringsregel for celle D4 i et tomt regneark:

  1. Velg D4.
  2. Klikk på Data-fanen og klikk deretter på Data Validation i Data Tools-gruppen.
  3. I den resulterende dialogen velger du Desimal fra nedtrekksruten Tillat.
  4. Velg mellom fra rullegardinmenyen Data.
  5. Angi .5 i Minimumskontrollen.
  6. Skriv inn .9 i Maksimal kontroll ( figur A ).
  7. Klikk OK.

Figur A

Disse innstillingene vil begrense verdiene du kan angi D4.

Test det noen ganger for å se hvor bra det fungerer. Hvis du for eksempel angir .6, aksepterer Excel verdien. Hvis du skriver inn .4, viser den feilmeldingen som er vist i figur B.

Figur B

Excel avviser verdier som ikke tilfredsstiller valideringsregelen.

Nå er du klar til å beskytte arket. Dette trinnet er det siste du vil gjøre før du distribuerer det. Først må du låse opp inputceller, for eksempel D4, slik at brukerne fortsatt kan legge inn data. For å gjøre det, høyreklikk på D4 (og alle inndataceller) og velg Formater celler fra den resulterende undermenyen. Klikk på kategorien Beskyttelse og fjern merket for Låst-alternativet ( figur C ) og klikk OK. Locked er standard, men det betyr ikke noe før du aktiverer beskyttelse.

Figur C

Lås opp cellen.

For å beskytte arket, klikker du på kategorien Gjennomgang og klikker på Beskytt ark i gruppen Beskytt. Skriv inn et passord, for eksempel pw, og klikk OK. Hvis du beholder standardalternativene, kan brukerne velge alle cellene, men de vil ikke kunne endre låste celler. Husk imidlertid at du låste opp cellen med datavalidering slik at brukere kan endre innholdet. Skriv inn passordet pw på nytt for å bekrefte det, og klikk OK.

Velg D4 og angi hvilken som helst verdi; valideringen fungerer fremdeles, og brukerne dine kan legge inn data. Nå, klikk på datafanen og prøv å klikke på Validering av data i gruppen Dataverktøy. Du kan ikke fordi den er deaktivert. Du kan fortelle at den er deaktivert fordi den er nedtonet, som vist i figur D.

Figur D

Alternativet datavalidering er deaktivert i et beskyttet ark.

Ved å beskytte arket beskytter Mac gyldigheten av dataene. Brukere må oppgi en verdi mellom .5 og .9 eller la cellen stå tom. En bruker må kjenne passordet for å låse opp arket og få tilgang til alternativet Data Validation.

Det kan være slutten på Mac-problemet, eller ikke. Det er mer å vurdere enn Mac-data. Det er noen få grunner til at en bruker kan endre innstillinger for å legge inn data du ikke vil ha dem, og de er ikke alle dårlige.

Det første jeg ville sjekket om jeg sto overfor Mac-situasjonen, er selve valideringsinnstillingene. Tar de feil? Det er mulig at brukeren endrer innstillingene fordi han har gyldige data. Jeg tror ikke det er virkelig det som skjer med Mac's bruker, men det er verdt å sjekke før du konfronterer en bruker.

Hvis innstillingene er riktige, vil jeg sjekke brukerens opplæring. Han har tydeligvis ferdighetene til å endre valideringsinnstillingene, men kanskje han ikke forstår viktigheten av å respektere disse innstillingene. Kanskje brukeren ikke skjønner at han ikke burde gjøre det han gjør. Det er mulig, og med riktig trening kan tilliten gjenopprettes.

Hvis ingen av ovenstående har innvirkning, vil jeg bruke noen andre til å legge inn data. Selv om arket er beskyttet, går det bare så langt. En bruker som nekter å respektere reglene dine, er sannsynligvis frekk nok til å prøve å bryte passordet ditt; tilliten er tapt.

Del gjerne tankene dine i kommentarfeltet. Jeg vil gjerne høre hvordan andre ville takle denne situasjonen.

Vinduets raske tilgang

Du jobber unisont med Windows når du bruker Office; det er bak kulissene som gjør alt mulig. Becky er avhengig av Windows Quick-funksjonen i File Explorer. Dette området lagrer nylig brukte filer og ofte brukte mapper. Det er praktisk, men Becky synes det også er frustrerende fordi filene og mappene endres mens hun fungerer - det er funksjonen.

Hun vil at noen mapper alltid skal være tilgjengelige i rask tilgang. Hun var lettet over å høre hvor enkelt det er. Du bare fester en mappe til den.

For å feste en mappe til Rask tilgang, åpner du Filutforsker og finner mappen. Høyreklikk på den og velg Fest for hurtig tilgang fra den resulterende undermenyen vist i figur E. Mappen vil være tilgjengelig i navigasjonsruten i Hurtigtilgangshierarkiet (øverst) og i området Hyppige mapper inntil du fjerner den. Det er det.

Figur E

Fest mapper til Rask tilgang i File Explorer.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

Se også

  • Hvordan legge til en tradisjonell ordliste til et Microsoft Word-dokument (TechRepublic)
  • 4 tips for å oppdatere Excel PivotTable-objekter (TechRepublic)
  • Office Q&A: Excel-referanser, Word-feltkoder og et tabelltriks (TechRepublic)
  • 2 måter å kommentere en Word-innholdsfortegnelse (TechRepublic)
  • Bruk Excel-datavalidering for å forhindre duplikatverdier i en kolonne (TechRepublic)
  • Microsoft legger til ny geografi, lager datatyper i Excel (ZDNet)
  • Microsoft Office 365 for virksomheten: Alt du trenger å vite (ZDNet)
Bilde: scyther5, Getty Images / iStockphoto

© Copyright 2020 | mobilegn.com