Produkt spotlight: Clear Context organisator for Outlook

Clear Context er et Outlook-tillegg som hjelper brukere å administrere e-postmeldinger ved å organisere dem i emner og få alle elementene relatert til et emne organisert for enkelt å søke og bruke. Det er to versjoner av Clear Context-tillegget: en grunnleggende versjon (Clear Context Personal) for kun å administrere e-post og en profesjonell versjon (Clear Context Professional) for administrering av e-post, oppgaver og kalenderelementer. Dette innlegget vil se på den profesjonelle versjonen.

spesifikasjoner

Støttede operativsystemer :
  • Windows Vista
  • Windows XP
Krav til søknad:
  • Microsoft Office Outlook 2003 eller 2007
  • Utveksling eller POP3 e-post tilgang

Hvem er det for?

Clear Context er et tillegg for Outlook for travle mennesker. Målet er å hjelpe til med å tømme innboksen, samtidig som du enkelt kan få tilgang til og hente meldinger, oppgaver og kalenderelementer. Jeg er en "får ting gjort" talsmann, og Clear Context er veldig hjelpsomme med å holde ting utenfor synsfeltet til de trenger å være der. Se mer om det emnet på Clear Context-bloggen.

Hvilket problem løser det?

Det største problemet denne plug-in-løsningen løser er overbelastning av e-post. Inntil jeg begynte å bruke Clear Context, var det usannsynlig at jeg tømte innboksen veldig ofte. Å ta meg tid til å behandle meldingene spiste dagen min, og jeg vil noen ganger slette meldinger som jeg ville innse at jeg trengte senere. Clear Context tok det ansvaret videre, og nå er innboksen min tom på slutten av hver dag.

Fordi den profesjonelle versjonen også lar deg takle oppgaver og kalenderelementer i Outlook, har den mer fokus på prosjekttypen. Denne tilnærmingen gjør at alle relaterte elementer kan grupperes etter emne . Anta for eksempel at jeg jobber med et prosjekt med en leverandør for å implementere et telefonsystem. Dette vil vanligvis begynne på e-post når jeg samler litt informasjon om produktene som tilbys og kanskje ser hva disse tilbudene koster; deretter vil noen møter være planlagt for å få ballen til å rulle og bevege seg nedover mot faktisk implementering. Når implementeringen begynner, kan det være oppgaver som jeg må utføre for å sikre at organisasjonen min er klar for telefonsystemet.

Hvis jeg oppretter et emne i Clear Context for leverandøren, kan jeg arkivere alle elementene relatert til dem på ett sted, og jeg kan opprette et underemne for bare telefonsystemprosjektet. Når jeg søker etter disse elementene senere, vil de alle vises sammen under emnet for prosjektet.

Utrolige funksjoner

Clear Context professional har noen få funksjoner som gjør produktet veldig attraktivt å bruke. E-postadministrasjon med emner, tilgjengelig i både personlig og profesjonell versjon, er flott, men Utsettelse av elementer er en funksjon som hjelper meg mye.

Hvis jeg for eksempel får en e-post om implementeringen av telefonsystemet på mandag morgen, men vet at jeg ikke kan få informasjonen jeg trenger for å svare før onsdag ettermiddag, kan jeg si til Clear Context at jeg vil utsette meldingen til onsdag kl. : 30 PM. Hvis du gjør dette, blir meldingen borte til det angitte tidspunktet, og før den deretter tilbake til innboksen merket som ulest, så jeg ser den raskt og kan handle på den.

Figur A

Utsettelse av melding

Jeg liker også muligheten til å gruppere alle relaterte meldinger. Clear Context vil se etter svar og relaterte meldinger til meldingen jeg ser på og vise dem i en rute under meldingsvinduet. Dette kan være nyttig når du jager et vedlegg - si kontrakten for implementering av telefonsystemet som jeg fikk for to uker siden, men ikke fungerte med en gang.

Figur B

Klikk for å forstørre.
Relaterte meldinger

Det er veldig enkelt å vise emner med Dashboard-knappen. Klikk på den på verktøylinjen, og den vil vise deg en oversikt over emner og daterte elementer for øyeblikkelig visning. Skriv inn et emnetavn (eller delvis navn) i søkeboksfiltrene for det emnet. Klikk på emnet åpner det i en egen fane. Denne fanen viser relaterte meldinger, kontakter og - i Pro-versjonen - Oppgaver og kalenderelementer.

Figur C

Dashbord og emneoversikt

Hva er galt?

Innledende konfigurasjon kan være tidkrevende, avhengig av hvor mange emner du starter med. Jeg tror dette er mer et brukerproblem enn et programvareproblem. Det er veivisere som hjelper deg å komme i gang og knytte kontakter, meldinger og andre elementer i postkassen din ved første oppsett.

Konkurransedyktige produkter

  • Neo (e-postarrangør for Outlook)

Ergo for virksomheten

Alle i organisasjonen din som administrerer mange meldinger, vil finne at Clear Context kan være en god hjelp i å organisere informasjonen og hjelpe dem å jobbe mer effektivt med Outlook. Det har absolutt vært en god hjelp i innboksen min.

© Copyright 2020 | mobilegn.com