Formater raskt subtotalingrader for å øke produktiviteten

Excels subtotaleringsfunksjon er et flott verktøy for å sette inn subtotalingformler i dataene dine. Nedsiden er at subtotale rader ofte er vanskelige å skille ut fra resten av dataene. Formatering av bare subtotalingradene, en etter en, kan være en kjedelig oppgave. Heldigvis slipper du å gjøre det - verktøyet du trenger for rask formatering er allerede på plass. Jeg snakker om kontursymbolene Excel viser når du legger til undertotaler. Ved hjelp av omrisssymbolene kan du raskt formatere alle subtotalingcellene med bare noen få klikk.

Før jeg kan vise deg hvordan du bruker omrissymbolene til rask formatering, trenger du noen subtotaleringsrader. Eksempelarket vist ovenfor bruker data fra Products-tabellen i Northwind-databasen. Du kan bruke et hvilket som helst dataområde du liker, men i dette eksemplet viser jeg gjennomsnittet for hver kategori som følger:

  1. Sorter først dataområdet riktig. I dette tilfellet sorterte jeg etter kategori-kolonnen fordi jeg vil gjennomsnittlig pris på produktene i bestemte kategorier.
  2. Når dataene er sortert, velger du hvilken som helst celle i dataområdet.
  3. Klikk på fanen Data, og klikk deretter Subtotal i disposisjonsgruppen. I Excel 2003 er Subtotal på Data-menyen.
  4. Velg kategori i rullegardinmenyen Ved hver endring i den resulterende dialogboksen.
  5. Velg Gjennomsnitt fra rullegardinmenyen Bruk funksjon.
  6. Merk av i enhetsprisfeltet i Legg til subtotalt til.
  7. Klikk OK, og Excel viser gjennomsnittlig enhetspris for hver kategori (se det første arket over).

På dette tidspunktet har du subtotalering av rader, men informasjonen går tapt. Formatering er svaret. I dette tilfellet la jeg en bakgrunnsfarge og kant til subtotalen i kolonnen Enhetspris (se over), som følger:

  1. Velg kolonnen som inneholder verdiene eller cellene du vil formatere. I dette tilfellet er det C5: C66 - velg hele området, inkludert detaljverdiene.
  2. Skjul omrisset ved å klikke på 2-symbolet i omrissruten. Hvis du gjør det, vil det skjule detaljregistrene og bare vise subtotalingradene. Ikke endre valget.
  3. Trykk på F5 for å vise Gå til-dialogen.
  4. Klikk Spesiell (nederst i dialogboksen).
  5. Klikk på alternativet Bare synlige celler, og klikk OK.

På dette tidspunktet kan du bruke riktig formatering. I tilfellet med dette eksemplet valgte jeg en farge fra rullegardinmenyen Fyll farge og en ramme fra rullegardinmenyen Utenfor grenser; begge er i Font-gruppen på Hjem-fanen. For å se resultatene, klikk på "3" -symbolet for å utvide postene. Det er lett å oppdage subtotalcellene i kolonne C!

Jeg viste deg et lignende triks tidligere på sommeren, men jeg brukte det til å kopiere subtotaler. Dette trikset er ikke en kopieringsteknikk, det er en utvalgsteknikk. Når du vil gjøre hva som helst for subtotale celler eller rader, bruker du først denne valgmetoden. På den måten kan du handle på alle subtotaliserende celler samtidig.

© Copyright 2020 | mobilegn.com