Begrens duplikatdata ved å bruke Excel Validation

Excel-ark godtar selvfølgelig dupliserte verdier, men det betyr ikke at du alltid vil tillate dem. Det er tider hvor du ikke vil gjenta en verdi. I stedet for å legge inn en ny rad (eller post), vil du at brukeren skal oppdatere eksisterende data. Du kan trene brukere, men det betyr ikke at de vil overholde. De vil prøve å gjøre det, men spesifikke regler er lette å glemme, spesielt hvis oppdateringer er sjeldne. Den enkleste måten å beskytte et ark mot dupliserte verdier er å bruke en valideringsregel. Hvis en bruker prøver å oppgi en duplikatverdi, vil den riktige valideringsregelen avvise inngangsverdien og (vanligvis) gi nyttig informasjon om hva brukeren skal gjøre videre.

La oss for eksempel anta at brukere sporer arbeidstid med arket som er vist nedenfor. Du vil at hver arbeidsdato (kolonne A) skal skrives inn bare én gang - det er ingen pålogging og utsjekking for lunsj eller andre aktiviteter. (Dette oppsettet vil være for restriktivt for de fleste situasjoner, men det setter opp teknikken pent.) Realistisk sett kan en bruker lett se at de legger inn en eksisterende dato på nytt, men i et ark med mye data, ville det ikke det er ikke tilfelle. Uansett er det ingenting som hindrer brukeren i å oppgi samme dato to ganger.

Gjør følgende for å bruke en valideringsregel som begrenser inndataverdiene til bare unike verdier:

  1. Velg A2: A8 (cellene du bruker regelen på).
  2. Velg Validering fra Data-menyen og klikk på Innstillinger-fanen. I Excel 2007/2010 klikker du på fanen Data og velger Datavalidering fra rullegardinmenyen Datavalidering i gruppen Dataverktøy.
  3. Velg Tilpasset fra rullegardinlisten Tillat.
  4. Tilpasset-alternativet krever en formel som returnerer sann eller usann. Skriv inn følgende uttrykk i formelfeltet: = COUNTIF ($ A $ 2: $ A $ 8, A2) = 1.
  5. Klikk på fanen Feilvarsel og skriv inn en feilmelding.
  6. Klikk OK.

Når du har satt regelen på plass, må brukerne oppgi unike datoverdier i A2: A8. Som du kan se nedenfor, avviser Excel en duplisert datoverdi, viser en enkel forklaring og forteller brukeren hva han skal gjøre videre - klikk på nytt på nytt og skriv inn en unik dato.

Denne spesifikke valideringsformelen godtar noen verdi, den aksepterer bare ikke en duplikatverdi. Celleformatet er satt til Dato, som begrenser oppføringen til datoverdiene. Du kan bruke denne formelen for å begrense alle typer data, ikke bare datoverdier.

© Copyright 2020 | mobilegn.com