Syv trinn som kan kutte risikoen for en e-postkatastrofe

Uhell på e-post er kostbart og understreker behovet for robuste standarder for beste praksis via e-post, sier Monica Seeley.

Den nylige utbruddet over påstander om at utdanningssekretær Michael Gove brukte en personlig e-postkonto for regjeringsvirksomhet har igjen fremhevet behovet for at organisasjoner har en klar, godt forstått og akseptert strategi for beste e-postadresser.

Hvorvidt Gove bryter loven eller ikke, gjenstår å se. Men det ville være interessant å vite mer om utdanningsavdelingens policy for bruk av personlige e-postkontoer, og om avdelingen har bevis for at Gove har lest og sagt ja til det.

Bilde: Mesmo Consultancy

I 2004 tok Royal Bank of Scotland en ansatt til retten for brudd på den akseptable brukspolitikken. Banken tapte fordi den ansatte demonstrerte at han verken hadde sett eller gått med på politikken.

Slike e-postulykker er kostbare, og med tapt produktivitet gjennom overbelastning av e-post, understreker det behovet for organisasjoner å ha robuste standarder for beste e-post.

Disse e-postgate-katastrofene demonstrerer også at beste praksis for e-post er 80 prosent mennesker- og prosessrelaterte og bare 20 prosent teknologisk begrunnet.

Du kan ha den beste e-postinfrastrukturen for teknologi, men hvis menneskene som bruker den ikke overholder noen grunnleggende prinsipper for beste praksis, er teknologinvesteringene penger nede.

Her er en oversikt over en syv-trinns prosess for å utvikle og implementere en strategi for å redusere risikoen for slike e-postgate-katastrofer og gjenvinne noe av den tapte produktiviteten.

Bilde: Mesmo Consultancy

Trinn 1

Identifiser utfordringene for din spesifikke virksomhet. For en detaljhandelsvirksomhet kan for eksempel dårlig e-postetikette koste det dyrt. For organisasjoner i den offentlige sektor er det sannsynligvis stor vekt på etterlevelse og sikkerhet.

Videresending og bruk av en personlig e-postkonto for virksomheten utgjør sikkerhetsrisiko. Før innføringen av frihetsloven, da politikere brukte sine e-postkontoer, var brudd på sikkerheten alltid et stort anliggende.

Steg 2

Gå gjennom og sjekk den akseptable brukspolitikken din. Forsikre deg om at den er oppdatert og har blitt lest og akseptert av alle fra administrerende direktør til resepsjonist, og spesielt av deltidsansatte og midlertidige ansatte. Denne politikken er din første og viktigste forsvarslinje når ting går galt.

Trinn 3

Etter å ha gjennomgått utfordringene for organisasjonen din, kan du dele dem opp i de som kan løses ved å endre brukernes e-postatferd og de der teknologien vil hjelpe. Eksempler på bruk av teknologi for å hjelpe ville være der du trenger å lagre og søke i store mengder e-post: et riktig dedikert e-arkiveringssystem er en løsning.

De fleste e-postsystembrudd er forårsaket av ...

© Copyright 2020 | mobilegn.com