Spor opparbeidet arbeidstid eller kjørelengde ved hjelp av Outlook-oppgaver

Du tenker kanskje ikke å bruke Outlook til å spore timer og kjørelengde, men det kan. Det tar bare litt disiplin, men det er godt brukt tid, og mye bedre enn å prøve å holde alle disse detaljene i hodet eller følge med en bunke med klistrelapper. (Instruksjonene for Outlook 2003 vil være like, men ikke alltid like de samme som for 2007.)

For å spore timer eller kjørelengde, kan du bruke oppgavedetaljer, som følger:

  1. Åpne oppgaven du sporer.
  2. Klikk på Oppgave-fanen, og klikk deretter Detaljer i gruppen Vis. I Outlook 2003 klikker du på kategorien Detaljer.
  3. Angi timene som er arbeidet, faktiske timer og kjørelengde.
  4. Gå inn i selskapet om nødvendig.
  5. Klikk på Lagre og lukk.

Bruk faktureringsfeltet til å oppgi andre detaljer, for eksempel rabatt, prisøkning eller om du tar betalt for reisetid. Konsistens og disiplin er nøkkelen. Du må huske å dokumentere alle oppgavene dine på denne måten for å fakturere dem på riktig måte. Når du er klar til å fakturere klienter, kan du bruke en tilpasset visning, som følger:

  1. I oppgavemappen klikker du på Endre visning i gruppen Gjeldende visning i kategorien Hjem. Velg deretter Administrer visninger. I Outlook 2007 velger du Ordne etter fra Vis-menyen og deretter Definer visninger.
  2. Marker visningen Fullført (Fullførte oppgaver i Outlook 2007) og klikk Kopier.
  3. Skriv inn Fakturering for navnet på den nye visningen og klikk OK. I Outlook 2007 markerer du Fakturering i listen over visninger (det er sannsynligvis helt nederst på listen. Klikk deretter Endre.
  4. Klikk på Kolonner. I Outlook 2007 klikker du på Felt.
  5. I den resulterende dialogen velger du Alle oppgaver-felt fra rullegardinmenyen Velg tilgjengelige kolonner (felt) fra.
  6. Deretter legger du til feltene du vil se og fjerner de du ikke har. I dette tilfellet vil du se de faktiske timene, fakturering og kjørelengde felt. Husk at denne visningen har et spesifikt formål, slik at du ikke trenger ekstra data. Jo enklere utsikt, desto bedre.
  7. Klikk OK to ganger, og deretter Lukk.

Hvis du vil se faktureringsvisningen, velger du Fakturering fra listen Endre visning (i gruppen Gjeldende visning på Hjem-fanen). I Outlook 2007 velger du Gjeldende visning fra Vis-menyen. Velg deretter Fakturering fra listen.

Siden faktureringsvisningen er basert på den forhåndsdefinerte fullførte oppgavevisningen, vil den vise detaljer for bare fullførte oppgaver. Denne oppførselen krever litt planlegging. Hvis du vil fakturere for utført arbeid regelmessig, før du har fullført selve prosjektet (oppgaven), vil ikke denne spesielle visningen fungere for deg.

Standardvisningsgruppene etter fullføringsdatoen, ikke klienten, men du kan enkelt gruppere den på følgende måte:

  1. Klikk på Endre visning i gruppen Gjeldende visning og velg Administrer grupper. I Outlook 2007 velger du Gjeldende visning fra Vis-menyen. Velg deretter Definer visninger.
  2. Finn fakturering i listen over visninger, klikk Endre og klikk deretter Grupper etter.
  3. Velg firma fra gruppeelementene etter rullegardinmenyen. Fortsett å avgrense visningen etter behov ved å bruke de ekstra rullegardinmenyene Da.
  4. Klikk OK to ganger og deretter Lukk.

Nå vil visningen gruppere fullførte oppgaver etter selskap, noe som gjør det lettere å legge til flere prosjekter for den samme klienten i løpet av den gjeldende faktureringsperioden.

Hvis du ikke sletter de fullførte oppgavene, fortsetter denne tilpassede visningen å vise dem, selv etter at du har fakturert dem. Kanskje den enkleste løsningen for denne oppførselen er å flytte fullførte oppgaver til en annen mappe når du fakturerer selskapet - du kan legge til en ny mappe i Oppgaver-vinduet for dette formålet. (Den forhåndsdefinerte fullførte visningen, som faktureringsvisningen er basert på, viser bare fullførte oppgaver i mappen Oppgaver.) På den måten kan du beholde disse oppgavene for journalføring eller historiske formål, uten å vade gjennom dem i faktureringsvisningen.

© Copyright 2020 | mobilegn.com