Spor tiden din bedre ved å automatisk fargekode Outlook-avtalene dine

De fleste av oss synes informasjon om fargekoding (eller kategorisering) er nyttig. Den visuelle ledetråden er ofte alt vi trenger for å ta raske beslutninger. Hvis du vil ha en snarvei, kan du prøve avtaler med fargekoding. Et raskt blikk kan være alt du trenger for å komme opp dagen.

Du kan manuelt fargelegge avtaler når du oppretter dem, som følger:

  1. Med avtalen åpen, navngi den og oppgi alle opplysninger.
  2. I kategorien (standard) Avtale klikker du kategoriser i kategorien Tagger.
  3. Velg riktig kategori. Nedenfor velger jeg for eksempel blått.
  4. Første gang du bruker en kategori, ber Outlook deg om å navngi den. Skriv inn et navn og klikk Ja. Outlook legger til en blå stolpe øverst i avtalevinduet og viser kategoriens navn. I dette tilfellet er det personlig.

Å gjøre det selv er ikke vanskelig, men det er unødvendig. Ved hjelp av et betinget format kan du konfigurere Outlook til å fargelegge en avtale automatisk. Du trenger en betingelse, eller i dette tilfellet, et nøkkelord for å bruke formatet. I dette tilfellet bruker vi fagteksten, CAMG, for å definere tilstanden vår. Deretter oppretter vi neste måneds avtale for å vise resultatene av det nye formatet. La oss først lage regelen:

  1. I Kalender-vinduet klikker du på kategorien Vis og deretter på Vis innstillinger-knappen i gruppen Gjeldende visning. Deretter klikker du Betinget formatering. I Outlook 2007 velger du Automatisk formatering fra Rediger-menyen.
  2. Klikk på Legg til for å opprette en ny regel.
  3. Skriv inn et navn på regelen - Angi farge personlig.
  4. Velg en farge - velg blå.
  5. Klikk på Tilstand (nederst til venstre i dialogboksen).
  6. I kategorien Avtaler og møter (standard) skriver du inn CAMG i kontrollen Søk etter ord.
  7. Du vil beholde standardinnstillingen bare i emnefelt, så ikke endre den. Senere, når du bruker denne teknikken på dine egne avtaler, klikker du på fanen Avansert og tar en titt rundt deg. Denne funksjonen er fleksibel og kan håndtere flere og til og med komplekse forhold.
  8. Klikk OK tre ganger for å gå tilbake til Kalender-vinduet.

La oss nå lage en CAMG-avtale for desember, som følger:

  1. Du kan klikke på Ny avtale og opprette en ny avtale fra bunnen av. Eller, hvis avtalen gjentar seg, åpne den eksisterende avtalen og klikk på Gjentakelse i gruppen Alternativer.
  2. Velg Mønster i mønsterdelen.
  3. Velg seksjonsalternativet: Den første tirsdagen i hver måned.
  4. Klikk på Lagre og lukk for å gå tilbake til kalendervinduet.

Bla videre til den første tirsdagen i desember. Du finner den første av mange tilbakevendende avtaler, allerede fargekodet for deg! I dette tilfellet var tilstanden enkel: teksten CAMG i emnefeltet. Funksjonen er fleksibel nok til å håndtere mange forhold.

© Copyright 2020 | mobilegn.com